私は仕事はタスクリストで管理してます。
このタスクリストには、大きな仕事から小さなちょっとしたToDoまでいろいろなものが入っています。
■1日の終わりに明日の仕事を決める
以前の記事「
10万ドルのアイディア」でご紹介したように、明日必達の仕事を3つだけ決めるようにしています。
別に3つでなくとも、4つでも5つでも問題ありませんが、「
やりきれなかった時に言い訳をする」ことが少なくないので、絶対にやりきれるだけの量しか「やる」と決めないようにしています。その代わり決めたものはどんなに遅くなっても「やりきる」ようにしてます。
一度やらないことがあると、それがズルズルと翌日やその週に引きずってしまうので。
そして、やりきる予定だった3つの仕事をし終わっても、まだ時間の余裕があるようなら、つぎのタスクにとりかかります。
仕事は3つだけしかないので、精神的にはちょっと楽です。
また、数も少ないので、覚えていられます。
■朝決めてはいけない
朝会社に出社してから決めようとすると、ついいろんなものが目に入ります。
メールだったり、机の上においておいたメモだったり。
そういうのが目に入ると、優先順位が変わってしまいます。だから、会社に行って机の前に座ってPCをたちあげたら、3つのどれかに速攻で取り掛かるようにしていると、時間つぶしにメールを読むということがなくなります。
メールはひとつの仕事がキリになったら、気分転換に読めばいいのです。
ですので、何をするのかは最悪でも出社前。一番いいのは夜寝る前です。これは「
10万ドルのアイディア」でもご紹介したとおり。もし忘れて寝てしまったら、通勤時間にやることを決めます。
■どのタスク計画はカレンダーに書く
さて、どのタスクを次の日にやればいいのかは、私は原則カレンダーに書いておくようにしています。
ただし、これは決定ではなく、あくまでも
予定なので、
候補を書いておいたものです。
何かのタスクが発生した時に、カレンダーに「この日にやろう」と書いておくことです。
私が使っているアウトルックは、「着手日」を書いておくと勝手にカレンダーに表示してくれますので、わざわざ「カレンダーに転記する」という行為をしなくて済むのは結構便利してます。
適当に(一応締め切りから推定して)着手日を書いておくと、3つ以上になることがありますので、それは週次レビューと時と前日に調整します。
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