2021年05月24日

依頼で仕事の空白を作らない





あなたはもしかして、他人の仕事に依存した仕事の進め方をしているかもしれません。




■リマインダー


リマインダーってご存知ですよね。ある日、ある時間になったら、「××をする時間ですよ」と呼び出してくれるアプリの事を言います。
大体はスケジューラやタスク管理ツールとセットになってますよね。

無意識に一緒に仕事をしている人をリマインダー代わりに使っていることがあるんです。
これは仕事を効率的に進めるための阻害要因の一つになってます。

たとえば、「ある仕事をしようとしたらわからないことがあったので、先輩にメールで質問を送って、返事待ちになる」というようなシチュエーションです。
その間、仕事は全く進んでません。もしかして返事がその仕事の期限ギリギリだったとしたら、そこから着手しても間に合わないかもしれません。

結構思い当たるフシがありませんか?

つまり、仕事を再開するリマインダーとして、質問を送った先輩をリマインダーにしているわけです。

で、最悪の場合、その先輩が質問の返事をすることを忘れていたら、当然その仕事を依頼した人(上司)から「どうなっているんだ!」と叱られるのは貴女自身であって、質問を忘れた先輩ではありません。
先輩に「何で自分の質問にすぐに返事しないんだ!?」などとは言えませんよね。
つまり、相手から返事がないことはあなたが仕事をしなくていい理由にはならないわけです。




■依頼したタスクのリマインダー


だれかに何かを依頼したら、かならず自分のタスクを作っておくことで、こうした「他人をリマインダーにしたリスク」を回避できます。

具体的には誰かに依頼を出すときに、

 1.自分がその結果を受けて仕事を完成させるまでの必要時間と仕事の期限から、いつまでに返事がほしいかを決める
 2.その期限を書いて、相手に依頼をする
 3.その期限までに相手が完了したかをチェックするタスクをリマインダーに入れる

とやることによって、相手が期限を超えそうなときに、事前にキャッチできるようになるわけです。

私は、このタスクを「依頼したタスク」と読んで、タスクリストの分類のひとつにしてます。
これにリマインダーを結びつけて、管理を指定ます。期限までが長いものは、時々進捗管理ができるように、「依頼したタスクの進捗管理」というタスクを入れていたりします。

ただし、あまり細かく進捗状況を相手に聞いたりすると、鬱陶しがられるので、ちょっと様子を見るという高等テクニックも必要です。
ここらは色々経験をしないと難しいですね。




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posted by 管理人 at 04:00| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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