やることリストとやらないことリスト

いろいろな作業を経て完成する仕事(GTDではプロジェクトと読んでますね)があった時に、よく「作りなさい」問われるのが、計画化と「やることリスト」です。
これはベースになっているのは、「やることリスト」であって、それを時系列に並べたものが計画です。

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みなさんはやるべき作業をどのようにまとめていますか？

上司の指示、クライアントとの打ち合わせでできた宿題、自分自身で解決すべき課題など、書き出すとキリがないほど出てくるのではないでしょうか。これらをノートに書き出したり、付姿に書き出してデスクに貼っておいたり、グループウェアなどの管理ツールを使ってパソコン上で管理している人もいることでしょう。

しかしこのような方法は主に自己管理として、セルフチェックとして使われるケースですね。

一方でプロジェクトをうまく進めていくには、周囲のメンバーとの協調性が最も重要です。よって、メンバーと共にプ口ジェクトにおける作業をリスト化して、まとめておくことが重要です。ここでは WBS(Work Brakedown Structure)をご紹介します。もともとは、アメリカの宇宙開発やシステム開発、プラント・建築プロジェクトなどで実践されてきた方法です。プロジェクトあるところに WBS ありと言われるくらいプロジェクト管理には有効なツールです。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』
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WBSについては以前ご紹介したので、そちらを参照してください。

　WBSを作る

しかし、私は本書にあるような「メンバーとともに」ということをしません。
一人で作っちゃいます。

これは、本書『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』にも書いてあるような弊害があるからです。

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まずは、あるプロジェクトにおける作業をブレーンストーミングなどを用いて思いつくままに洗い出してみることです。

ここで肝心なのは、当初のプロジェクトの目的や最終成果物についての認識あわせがメンバーでできていることです。最終ゴールのイメージがズレているとそこにたどり着くための共体的な方法もズレてくることでしょう。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』
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■たたき台を作る

ちょっと極論をすると、最終のゴールイメージがプロジェクトのメンバーで共有できることはありません。
ゴールイメージはあくまでもイメージなので、誰かの頭のなかにあるものです。それを言語化した時点で必要な要素が抜け落ちます。だから、自分一人でやることリストを作り、それを計画にまで落とします。

ただし、これは決定版ではなく、たたき台です。

これをベースに話し合いをするのです。

プロジェクトのリーダーとなった以上、プロジェクトのゴールの形はあなたが決めていいです。それがリーダーの権限ですから。

これをゴールイメージだけ示して、「これに必要なタスクを出してください」とミーティングを持てば、発散するか、何も意見が出ないかどちらかです。
それくらいなら、「こうやってやる。文句のある人は言って！」とやったほうが、意見が出やすいです。

■やらないことリスト

こうするとメンバーの中で、自分(リーダー)が考えていた達成までのプロセスとはちょっと違うタスクをいう人が出てきます。
多分、その人は発想方法が違うのでしょうけど、こういう多様性は認めないといけません。

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これは、プロジェクトの実行段階においても、チェックリストとして活用ができますし、周囲とのコミユニケーションツールとして活用ができます。やることリストを作るのも大切ですが、やらないことリストを作成しておくと、多らに認識あわせができるものです。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』
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認識合わせのためには、「それはハズレ」がないとどこに協会があるのかわかりません。だからこういう意見はウエルカムなのですが、「そこは違う」とちゃんと言わないといけません。それで発言者が納得してくれるかどうかは別ですが、最後は「私がリーダーなのだから私が決めます」と強権を発動します。
これは、ちょっと感情的に厳しいこともありますが、明確にしておかないと後で迷走する可能性があるので明確に。

■参考図書　『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』

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●本書を引用した記事
　成果が倍になるコマ割り時間術
　時間を買う
　伝わった結果だけが問題2：どう伝わったかを判断する方法
　伝わった結果だけが問題1：どう伝えたかではなく、どう伝わったか！
　リスクは上げるより見直す2：リスクマネジメントは「良い加減」に
　リスクは上げるより見直す1：リスクは上げるより見直す
　定型業務をカイゼンしなさい
　締め切りを曖昧にしない
　やることリストとやらないことリスト
　仕事の4条件のスコープを決める

●このテーマの関連図書

残業ゼロ!仕事が3倍速くなるダンドリ仕事術(アスカビジネス)	頭のいい段取りの技術

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