定型業務をカイゼンしなさい

業務を効率化するにあたり、ときどき「なにか勘違いしているなあ」と思える場面に出くわします。

　効率化とは、結果を変えずに投入工数を下げること

です。決して単純に

　投入工数を下げること

ではありません。ま、そこは本題ではありませんが、この前提は強調しておきます。

■比較対象は「以前の工数」

で、本題ですが、「投入工数を下げること」とはどうやって確認できるでしょうか？

投入工数が下がったかどうかは、

　以前の投入工数
　以後の投入工数

の2つを比較して、

　以前の投入工数　＞　以後の投入工数

の関係が成立するときに初めて「下がった」と言えますよね。

以前の投入工数がわからないのに、今回の投入工数だけわかっても比較のしようがありません。あたりまえですが。
ただ、このところも意外と勘違いしている人が少なくありません(経験値)。

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みなさんの身の回りの仕事を思い出してください。

定期的に行われるような行事・仕事はないですか？

人事担当者だと、社員研修や毎年の採用活動、営業担当だと顧客訪問や提案書作成ー契約の流れ、経理・則務担当だと給与やボーナスの支払処理や決算というように職種別で見ても多数の仕事があるものです。

業種別で見るとそれぞれの業界特性に応じてもっと多数の定例的な仕事があるのではないでしょうか。

このような仕事は何度も繰り返し行われるものだからこそ、

　慣例的に今までの方法ややり方が全て！
　べストソリューションだ！

と思い込みがちですが、そこを疑ってみないといけないのです。

いくら慣例的な仕事であっても、毎回終わる度に改善点を発見できるチャンスがあるはずです。その改善の余地に気付き、抽出し、具体的な改善策を見出していくことで、今後の仕事の進め方が最適化されるのです。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』
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繰り返し作業をするところに、改善のポイントが有るのであって、新しいことやもう2度としないことをカイゼンしても意味はありません。

もちろん、効率的に作業する必要になります。ただ、新しいことなら自分の勉強のためにあえて回り道をしてみるのも楽しんじゃないでしょうか。

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ある一定のレべルにまで仕事が達しできた時にこそ、そこにあぐらをかくのではなく、懐疑心を持って、改善の余地はないか、反省点はないかと振り返り‘そこから得た気付きを有効活用できるような仕組みを作っていくことが大切です。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』
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というか、「そこにしか改善の余地はない」と思ったほうがいい、と考えたりします。

やったことがない仕事は改善できないというのは当たり前の話。やっても見ないうちから、「××さんは○○のようにやっていたらしいので、自分は△△のようにやり方を変えます」って、まず前任者のやり方を真似てやってみて、同じ品質が出せるようになってから、やり方を変えてみないと後で「何だこのやり方は！」と怒られるハメになります。

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●本書を引用した記事
　やることリストとやらないことリスト
　成果が倍になるコマ割り時間術
　時間を買う
　伝わった結果だけが問題2：どう伝わったかを判断する方法
　伝わった結果だけが問題1：どう伝えたかではなく、どう伝わったか！
　リスクは上げるより見直す2：リスクマネジメントは「良い加減」に
　リスクは上げるより見直す1：リスクは上げるより見直す
　定型業務をカイゼンしなさい
　締め切りを曖昧にしない
　仕事の4条件のスコープを決める

●このテーマの関連図書

残業ゼロ!仕事が3倍速くなるダンドリ仕事術(アスカビジネス)	頭のいい段取りの技術

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