机の上にレターケースが有りますか?
ウチの会社にでは、管理職になると専用の2段レターケースがもらえて、その上段が未決、下段が済と書かれています(テプラが貼ってあるだけ)。
これを見ると、仕事がスムーズに回っている管理職とそうでない管理職の違いが分かることに気が付きました。
■決済書類は発生した時点で処理、処理したらすぐに返却
単純に言うと、仕事がスムーズに回っている管理職のレターケースは、ほぼカラのことがおおい。
一方、仕事が滞っていたり、やたら忙しそうな管理職とそのチームは、上司のレターケースには、決済済、未決済ともに書類がおおいです。
また、決済済みのケースに書類が残っている管理職も同様に、仕事が概ね遅いか、やたら忙しそう。
あるとき、ハタと気がついたのですが、一般職の仕事のやり方も同じではないかと。
入ってきた仕事はなるべく早く仕上げる
完了した仕事は直ぐに次の人に渡す
実際仕事をスムーズに回すコツというのは、まとめてしまえば、このたった二つのこと。
■終わった仕事を貯めない
でもやれる仕事量には限界があるので、やれる以上に仕事(タスク)が入ってくれば、仕事は貯まります。
逆に終わった仕事というのは、対応はすごく簡単。誰か次の人に渡せばいいだけです。
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タスクを分割したりロットを縮小しても、相手に投げ返すところで流れを止めると結局は待ち時間が発生して全体のスピードが鈍ります。
理想をいえば、既決ボックスには書類が枚もないほうがいい。決裁したら、すぐに部下に回す。それでこそ仕事の細分化は効果を発揮します。
すぐボールを投げ返したほうがいいのは、どのような関係でも同じです。チームで仕事をするときに誰か一人でも反応が遅い人がいると、そこがボトル不ックになって流れが止まります。
横田尚哉(著) 『ビジネススキル・イノベーション』
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それを貯めるからあとでやるのが大変になったり、期限ギリギリになって全体の仕事の進行を遅らせてしまうわけです。
完了した仕事は、完了したらすぐに、その結果を待っている人に渡してしまうこと。
たったそれだけで、あなたのレターケースはスッキリしますよ。
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いったん既決ボックスに溜めると、指示の口ットが大きくなるのも問題。タスクや口ットの細分化で、渡されたらすぐに相手に投げるワンデー・レスポンスやワンセンテンスレスポンスがスピード化の基本だ。
横田尚哉(著) 『ビジネススキル・イノベーション』
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本書に紹介されているように、完了した仕事はその日のうちに次の人に返してしまうことを心がけると、仕事がスムーズに進むみたいです。
本書にある「ワンデーレスポンス」って結構良い標語だと思いますがいかがでしょう。
■参考図書 『ビジネススキル・イノベーション』
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