組織図は大切に保管する

多くの会社では、10月と4月には毎年何らかの組織変更がありますね。

こういう時に、組織図を作り直して公開する事になりますが、多くの人は自分の周りの関係者は知っているので、大して気にとめません。

でも、こういう情報、いざというときに役に立つのですよ。
だから、おすすめは

　パスワードなどを外して、PCのローカルファイルとして保存しておく

ことです。

■組織体制を活用する

何かの交渉をするときに、交渉相手の上司から「ちょっとやってあげてよ」と言ってもらえれば、交渉相手は「わかりました」と言わざるをえませんよね。

何かのトラブルが起きている時に、関係する責任者がそれに気がつけば、臨時に分かる人を増員してくれたり、業務命令を使ってトラブル解決に力を貸してくれる場合も少なくありません。

自分がよく付き合っている仕事関係者の上司の名前やメールアドレスを、意外と知らない人が多いんですよ。私の会社だけなのかもしませんが。


ようは、ある活動に必要な人を抑えたら、その上司や、上司の上司を確認しておくことで、活動は格段にしやすくなります。単純な話、上司や上司の上司は、その仕事がいかに面倒くさいかは認識してません。なので、目的論がその上司の考えにマッチさえすれば、部下には「あの人のやっていること、手伝ってやれよ」と言ってくれます。

あなたが、その担当者に交渉するよりも、業務命令のほうが強力でしょう。

■部門横断プロジェクトの組織図

プロジェクトをすすめる上でも、組織図を作るのは大切。

そのプロジェクトで、誰がどのような分野を担当するのかを明示するからです。

学校の部活ではありませんが、プロジェクトミーティングに参加もしない幽霊部員みたいな人がたいていのプロジェクトにはいます。でも、プロジェクトを始めるときに、組織図に名前を載せてしまえば(その人とその人の上司の承認が必要ですが)、「あなたの担当で××の活動が必要です」といえば、断れないですよね。強制的にその人を使えるわけです。

■自分の関わっていないプロジェクト

自分の関わっていないプロジェクトの組織図も保存しておくと役に立ちます。

その人が、過去にどんな分野で、どんなプロジェクトに関わったのかを調べる手段になるからです。

自分がやろうとしていることに、もしかしたらその専門知識が使えるかもしれません。

　「以前に、××をやって見えたでしょう？　それでちょっとお聞きしたいのですが…」

と巻き込んじゃう手段になります。

■組織図を軽視してはいけない

冒頭に書いたように、多くの人が組織図ってわりと軽視する傾向にあるようです。

そういう情報をうまく使うと、人よりちょっと成果が出せるようになります。
専用のフォルダにいろんな組織図を保存しておきましょう。

一つだけ注意事項。パスワードは外しておくこと。
多くの場合、人の名前が入ったものは、パスワードがかかっていて、誰でも見られるようになってません。特に昨今、個人情報の保護方針が厳しくなってますので。でも、パスワードがかかっていると、ファイルを開こうにもパスワードが分からないという羽目になります。Grepもできません。

だから、パスワードを外してしまって保存しておくのが便利。

後でバレてもいいように、全て共通のパスワードにするとか、フォルダ自体にパスワードをかけるとかのアリバイ作りは必要かもしれませんが…。