仕事の基本ルール
「○○部の人に言ったけどやってくれないんですよ」
担当者から業務が進んでない言い訳として、結構多いのが、こういう言い訳です。
私も過去に(今も、ですが)何度も使ってます。
ただ、責任者(上司)として、このセリフを聞くと「そりゃ、お前が悪い」と思ってしまいます。
■どう伝えたかではなく、どう伝わったか！
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●どう伝えたかではなく、どう伝わったか！
コミュニケーションを図っていく上では、話がまわりくどかったり、なかなか主題に人らないといった話し方も避けたいものですが、説明が暖味だったり、一旨葉そのものの意味が不明確といった表現も使わないようにしたいものです。
相手との共通認識を作る上でも、まず、力タカナ語や専門用語は極力噛み砕いて伝える工夫が必要です。
例えば、「MTを実施しますので準備を宜しくお願いします］と言われても、相手が MT とは何かわかっていなければ意思疎通を図ることができません。会議・ミーティングを MT とか MTG と表現することがありますが、これも会社や組織によって多少の認識のズレがあるものです。
他にも、仕事の指示を周囲に出す際にも、自分が持っている主観的な認識だけで相手に伝えてしまうと、コミュニケーション口スが生まれます。例えば、「会議の準備をよろしく」と上司から部下に指示があったとします。部下は会議室に行き、資料の準備をしておきました。
しかし、上司が会議室に入ってくるなり、
「今日の会議はこのレイアウトではできないだろう。プロジェクタもないし、これでは会議にならん！」
と怒号が飛びました。
この場合、上司の認識では、「会議の準備＝資料の準備、レイアウト変更、プロジェクタ設定」ということでしたが、部下の認識では「会議の準備ー資料の準備」だけで、その仕事の認識にズレがあったために、トラブルになったのです。
これは上司が細かく指示を出していないが故に起こることですし、一方の部下も会議の性格を読み取り、細かく確認をすべきだったのです。大まかな指示や、その言葉の示す定義が暖味なものは、特に細かく認識をあわせておかないと、あとから認識のズレが生じるものです。
吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』
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人間は自分のことはよくわかってますが、相手のことはわかってません。
そのうえ、都合のいいところだけを見聞きする習性があるので、あまり問題意識のない話題は、音としては捉えても、その意味を脳内で解釈することをしません。
私のイメージでは、仕事がデキる人というのは、音や映像としてとらえたものの意味の解釈やそれによって発生するであろう事象の想像をすることが多い人で、単に音や映像として捉えているだけの人より、そういう想像力がある人、という印象があります。
たとえば、「来年から車は右側通行になります」と言われて、「ふ〜ん」で終わる人と、
「左ハンドルの車に買い換えとこう」
「左ハンドルの練習に行こう」
「出会い頭の事故が多くなるかも」
と思う人では、仕事のデキもちがうような気がします(経験的イメージで何かを調査したわけではありません)。
受け手が、「ふ〜ん」で済ましてしまって、「右側通行になったときに自分や自分の周囲に何が起きるだろうか？」と想像しなければ、アクションも起きません。
「○○会議の資料をお願いします」
では、どんな資料を作って欲しいのかは明確ではありません。それが伝わる人と伝わらない人がいるのはしかたがないことで、相手によって、言を尽くして伝える義務があるのは、「その仕事をやってほしい人」です。依頼者(あなた)にわかっていることは、殆どの場合、依頼される人は全くわかってません。
相手がわかってないことをわかってないのは、発言する側の責任ですね。
その結果、冒頭のように「○○部の人に言ったけどやってくれないんですよ」みたいに自分の責任回避をしようとしても、そういう経験をくぐり抜けてきた上司から見ると「相手がやってくれないのはアンタの責任」に受け取られてちゃって、責任回避にならないわけです。
■続く…
長くなってしまったので、対策(私が心がけていること)については次回。
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