仕事の基本ルール
「仕事の改善」という言葉には2つの意味が含まれています。
仕事の品質を上げる
仕事のスピードを上げる
です。いずれにしても、私が気にしているのは、
測れないものは改善しない
ということ。
それで、本ブログでもよく「品質」とは、とか、「改善」とはという言葉を定義してます。
定義が明らかになれば、それを数値化できる方法に結びつきます。
数値化すれば、それがどのように変化したかがわかります。
■さらなる改善のために
作業時間がいきなり半分になるくらいの改善であれば、なにも測定する必要はありません。感覚的にわかります。
しかし、数%づつ、本当にコツコツ改善するためには、測定しなければどう変化したかはわかりません。
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●スビードを計り、さらなる時間短縮を目指す
ルーチン、すなわち、いつも行う仕事を、さらに速く行うことも考えましょう。
有効な方法の一つに、時間を計って記録するというやり方があります。自動車工場などでは、製造工程を一秒短縮するために徹底して改善を行うといったことはよく知られています。これを、事務仕事や知的生産においても行えばいいのです。
「はじめに」でも述べたように、わたしは「知識をチカラに！」という、ビジネス書を紹介するメルマガを発行しています。開始当初は、一号を発行するまでに、三時間ほどかかっていましたが、最近では、一時間ほどで発行できています。これは、もっと短時間で発行できないかと考えて、改善してきた結果です。
その具体的な方法については第四章で述べますが、おおまかにいうと、毎号だいたいの執筆時間を記録し、少しでも早くなるように試行錯誤を繰り返してきたことで、現在のスピードが実現したわけです。
こばやしただあき(著) 『仕事のムダを削る技術』
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本書に書いてある具体的アドバイスは、また別の機会にご紹介しますが、ここでいいたいのは、時間を記録しなさいということ。
ただし、目標が「時間の短縮＝改善」である場合です。
この手の時間記録というのは意外と難しいです。
独立起業した人なら、ある程度時間のコントロールは可能かもしれませんが、サラリーマンは、いつ上司からお呼びがかかるか、いつ電話がかかってくるかはコントロールできません。「いま、タイムアタック中だから」といって、上司を無視するわけには行きませんので。
だからもし、あなたの主要な業務がPCに向かうことだったら、自動記録ツール(一般には Logger ロガーと言われます)を導入しましょう。
簡単に(大して意識せずに)自分の作業時間が記録できます。
私は、
ManicTime
というソフトを愛用してます。
まず、測定してみてください。
どれほどムダな時間があるのかに驚くこと請け合い。
■改善は成長
仕事がだんだん早くなると、なんだか自分が成長したような気がします。
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仕事のスピードが速くなることで、成長を感じる。また、そうやって成長を感じることが、短時間労働を目指すことのモチべーションにつながります。
単に、仕事を終わらせるのにかかった時間を記録していると考えるだけだと、時間を計るだけとなってしまいます。そうではなくて、短時間でできるようになったことに、成長という「意味」を感じることができると、やる気にもなります。
こばやしただあき(著) 『仕事のムダを削る技術』
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私も、時間をManicTimeで測定してみて、時々、結構早くなったよな〜とか、前と変わらない…、などと試行錯誤してます。
■参考図書 『仕事のムダを削る技術』
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書名 ：仕事のムダを削る技術
著者 ：こばやしただあき
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