仕事の基本ルール
「あのファイル、どこに保存したっけ…」
よくこんなこがあります。
たしか、「このフォルダの下のどっかだったはず」とGrepをかけてみても見つからない。
「もしかしてこっちか？」
「ダメだ。Cドライブ下を全部スキャンしてみよう…」
「もしかして、Grep のキーワードが違っていたか？」
「先月、確かに見たよな。でも[最近使ったファイル]には残ってない…」
とか、やってもやっても見つからない。
過去にこんなことをよくやりました。
見つかるときには、あっさり見つかるのですが、見つからないとなるともうどうやってもダメ。
■ポケット1つの原則
そこで、思い出したのが、『「超」整理法』の「ポケット1つの原則」。
ひとつのところに必ず入っていれば、絶対にそこにある。
単純な話です。
■メールにデータを集める
いろんな形で情報がやり取りされますが、一番情報が流れているのは、大体の場合メールでしょう。メールをいちいちファイルにして残しておくのは大変なので、メールに全部集めるようにしました。
つまり、メール以外で作ったり、見たりした情報は、一旦メールに送っておくようにしただけです。たとえば、何かのファイルを見つけたら、メールに添付して、自分宛てに送ってしまいます。
もちろん、その場で思いつくキーワードを本文に書いて。
こうしておけば、メールを探せば必ずそこにあるはずですし、キーワードがいっぱい書いてあるので、検索にもヒットしやすくなります。
Webの記事なども、メールに添付して送ってしまいます。もちろん、URLも残しておかないと、あとで関連ページを見たくなった時に困りますが。
メールの形式は、HTMLかリッチテキストだと、書式情報もコピーされるので便利です。
■Evernote,OneNote
いまだと、EvernoteやOneNoteなどに情報を残しておく、というやりかたもアリかもしれません。
これらはちょっとした情報を残しておくのに役立ちます。とても優秀なツールだと思います。私も愛用してます。
しかし、これらは情報をスクラップするもので、仕事のすべての記録が残せるかというと、ちょっと難しいというのが、現時点の感想。
スクラップブックには、結果は残せても経過は残せないからです。
もちろん、すべてをスクラップするつもりになればできますが、流石にそこまで手間を掛けるのはちょっと本末転倒になりそうで。
もともと仕事の依頼というのは、会議かメール、あるいは直接の3パターンがほとんどでしょう。あるプロジェクトなら、そのプロジェクトのメーリングリストに殆どの情報は流れているだろうし、多くの仕事のやり取りはメールで行われます。つまり、途中経過をスクラップしておくためには、メールや議事録→Evernote/OneNote の作業が必要。自動的にできるのなら手間もいりませんが、現時点そんな仕組みは持っていません。
そうすると、ポケット1つの原則に反してしまうわけです。
ですので、私はメールに全部統一しています。
■参考図書 『「超」整理法』
「分類をしてはいけない」。情報洪水のなかで書類や資料を保存し検索するには、従来の整理法では対処できない。「整理は分類」という伝統的な考えを覆し、「時間軸検索」という新しい発想から画期的な整理法を提案。一大ブームの火付けとなった。
机の上は魔法のように片付き、「整理する時間がないほど忙しい」人に対する福音書。さらに、パソコンを用いた情報管理体系、アイディア生産を支援するシステムなど、知的活動の生産性を高める新しい方法論を提案する。
クラウド検索等、若干現代テクノロジーにマッチしないところはあるものの、本書の考え方を適用すれば最高の情報整理環境が構築できる。
新しいテクノロジーや時間管理についても続編で整理されている。
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書名 ：「超」整理法
著者 ：野口悠紀雄
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