2015年12月10日

メール処理の時間を短かくする未読1フォルダルール



今のメールクライアントは非常に多機能で、多くのメールを効率的に処理する方法をいろいろ提供してくれてます。

でも、実際それを高度に使おうとすると、メールの処理時間が伸びてしまうような使い方になる場合も少なくありません。

マイクロソフトの公式サイトにこんな記事が載ってます。

 Best practices for Outlook 2007

探してみたのですが、残念ながら日本語のサイトはないようです。
ちょっと簡単に訳してみました(誤訳があったらご容赦を)。

★―――――――――――――――――――――――――――――
この記事は以下の様な人に適しています。
 ・大きな会社でIT系業務をしている人
 ・1日に30通以上のメールを受ける人
 ・アウトルックを使うのに多くの時間を使っている人
 ・アウトルックをエクスチェンジサーバで使っている人

●基本ルール
・メールを読む場所を減らしなさい
・ある種のメールは放置しなさい
・手作業でメールを移動しない
・メールは4つのDで処理しなさい
 ・Delete   :削除する
 ・Do it    :実行する
 ・Delegate it :転送する
 ・Defer it  :後で処理する
・ToDoリストをひとつにまとめなさい
・仕事はまとめてこなしなさい
・メールを送信するときにちゃんと判断しなさい
―――――――――――――――――――――――――――――★


私が訳すとわかったようなわからないようなですね。スミマセン。
まあ、詳しくは元記事を参照してください。
※この記事を作っていたら、日本語訳のサイトを見つけました。マイクロソフトのサイトだけで探していたのが敗因。
※ アウトルック研究所「Outlook 2007 で時間を節約するための基礎テクニック」

■メールを読むフォルダは1箇所に固定する


この記事の先頭にある「メールを読む場所を減らしなさい」は私も実践していますので、本日はこの部分を私のやり方を交えて説明します。

私が新規のメール受信に使っているフォルダは3つあります。

 ・受信箱A
 ・その他メール
 ・ゴミ箱

メールはタイトルや本文、送信元、送信先などの条件によって、自動振り分けを設定しています(これは以前の記事で何度か書きましたので省略)。

そうすると読まないといけないメールはかならず「受信箱A」に入ります。
他には入りません。

ですので、私のメール処理をしている時間はほぼ「受信箱A」の中だけでクローズします。他のフォルダは新規のメールは入ってきませんので。

以前は、上司からのメール、重要マークの付いたメールは別フォルダに振り分けてましたが(再優先で処理しないといけないかもしれないから)、未読メールがほぼゼロの状態に持っていけるようになったので、優先順位は付ける必要がなくなりましたので、やめちゃいました。
受信箱AみたいにAが付いているのは、その当時の名残りです。

結果として、このマイクロソフトの記事にあるように、1つのメールフォルダだけで処理ができるようになりました。

これ、何がいいかというと、

 新規メールを読むのに、フォルダを移動する必要が無い

ということです。

新しいメールはそこにしかないので、そこだけ読んでしまえば「はい、メール処理完了」となるわけです。

これは、過去に「送信者ごと」とか「プロジェクトごと」とかで振り分けているより、メールの処理が圧倒的に早くなりました。

他にもいろいろ施策をしましたが、過去には1日に4時間以上メールの処理をしていたときもあったのに今では1日の間にメールの処理をするのは30分〜1時間程度になりました。
※ちなみに1日のメール数は感覚で200〜400。結構ばらつきがありますが。

自分の感覚では、

 1.自動振り分け(「ある種のメールは放置しなさい」とほぼ同じ)
 2.処理と実行の区別(「メールは4つのDで処理しなさい」とほぼ同じ)
 3.未読メール1フォルダルール

の順番で効果が高かったような気がしてます。



posted by 管理人 at 05:06| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:


この記事へのトラックバック