いつもやる業務は１年前に決める

毎日、毎週、毎月、毎期、毎年という単位で繰り返される仕事ってありますよね。
※夫婦喧嘩は別です。予定が立たないので。

あなたのスケジューラとタスクリストを見なおしてみてください。この時間とタスクが登録されていますか？

以前は、こういった繰り返しタスクや行事は、私のスケジューラにもタスクリストにも書いてありませんでした。だってやることはわかっているし、手順もそれなりに決まっているので。

■計画にない業務はやれません

このセリフ、多分サラリーマンなら1度は吐いたことがあると思います。ところが、自分の頭のなかだけでわかっていた、繰り返しタスクに対しては、そんなことは言いません。もともと、やらないといけないことなので。

でも計画を立ててません】。

結果どうなるかというと、いろいろなタスクをこなしながら、スキマ時間にやって、期限ギリギリになってようやく完成(すれば、まだいい方かも)。

■1年分の、絶対に起きるイベント

「年末調整」やらない人はいませんよね。

これをタスクリストとスケジューラに登録してみてください。

そして、年末調整に必要な資料(家族の源泉徴収票や保険領収書)をその前に集めておき、扶養者控除申告書を書き上げておくようにタスクリストを作り、呼び鈴タスクを作っておいてください。

多分、来年の年末調整は、ハンコを押すだけで提出期限を迎えることができます。

■毎日繰り返すタスクは時間を確保する

以前の記事にも書きましたが、私は、毎日定時前の1時間は、非公開のスケジュールを入れてます。そこでは、日次レビューをやってます。
最初は15分だけだったのですが、この時間に割り込み仕事を入れられることが少なくなって気持よく定時を迎えることができることがわかったので、終わらなかった仕事のクロージング処理をする時間も確保するようにしました。全部で1時間。

そして、この時間は設定で無限繰り返しの時間として、自動的に確保されるようになってます。したがって、将来にわたって、この時間が誰かにとられることはありません。
ただし、緊急事態の相談や上司からの会議連絡だけは受け入れてますが。

他にもいっぱい、非公開のスケジュールが入れてあります。殆どは定例処理の時間確保のためのものです。確保していない時間は他の人に取られてしまうのは仕方がありませんね。