TIMTOWTDIメモ2：いろんなやり方を思いつくためのトレーニング

前回、『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!』の”「中島流」5分間考える段取り術”についてご紹介しましたが、いきなりこれをやろうとすると、ハードルが高すぎた私が、できるようになるまでにやったトレーニング方法についてご紹介します。

■ステップ・バイ・ステップで

最初はできないので、徐々に難易度を上げていくほうがくじけなくてすみます。
私は、以下の様なステップでやりました。

●ステップ1：やったことをメモする
　まず、突撃してみて、そこでキーになったやり方をメモしていきます。肩慣らしです。
　たとえば、「出張報告書の作成」をネタに取ると、
　　社内Webから「出張報告書フォーマット」をダウンロードする
　　出張計画表を開いて、出張の行動日時を転記する
　　とっておいた領収書を台紙に貼り付ける
　　領収書の金額を転記する
　　出張時の打ち合わせ議事録を印刷して添付する
　　宿題事項を転記する
　　実際の移動時間、執務時間などを思い出しながら書き込む
　　ハンコを押して上司に提出
　こんな感じ。とりあえず、これでOK。

●ステップ2
　いつもやっているルーチンワークの手順を書き出してみます。
　たとえば、朝の仕事開始までの作業。
　　PCの電源を入れる
　　PCが起動するまでにコーヒーを用意
　　コーヒーを飲みながら、メーラーを立ち上げる
　　スケジューラーで今日の打ち合わせ予定をチェックする
　　スケジューラーでタスクリストをチェックし、優先順位をチェックする
　　今日やることを決める
　　昨日から今朝までに溜まっていたメールをやっつける
　みたいなことを毎日繰り返してますよね。これをいくつも繰り返しやっていることを書き出してみます。

●ステップ3
　ステップ1、ステップ2で作ったメモを眺めてみる。
　他にやり方がないかをブレストしてみてください。
　「出張報告書」の事例で言えば、「領収書を探すのに時間がかかったよな〜」とかに気がついたら、最初から領収書がまとまっていたら…、とか、「領収書を書き写すのが面倒だよな」とかの課題でもいいです。課題を発見したら、その対策が他のやり方になります。

　それを書き出してみてください。
　大事なのは「書く」こと。頭のなかにあるものは「イメージ」で、書かないと言語になりません。言語化できないと、メモは書けるようにはなりません。

●ステップ4
　ここまで来ると、ルーチンワークならある程度、事前にメモが書けるようになってます。
　試しに、今まで書いてないルーチンワークについて、事前に書き出してみてください。割と簡単にできたでしょ。
　
　実際に書き出してみると、それを眺めてみると、もうちょっとよさ気なやり方にも気が付きます。ここで気がついたやり方が幾つかこの「サラヒン〜サラリーマンの仕事のヒント」のネタになってます。たとえば、「朝の仕事開始までの作業」の「優先順位〜」というのは、

　　Excelに優先順位ポイントをまとめて、ソートすると、考える必要が無い
　　タスクリストを整理する
　　
　みたいなコツになってるわけです。

　あるいは、「メールをやっつける」のをもっと前に持ってくると、「今日やるタスクを決めてから、メールを見たら緊急案件があって…」みたいなことがなくなったっりしますよね。順番を変えてみるとか。

　で、実際にそれを、その計画書(というには大げさですが)にそってやってみるわけです。


以上、ここまで、私の場合は大体2か月くらい、毎週1〜3枚、メモを書いてました。
かなり、試行錯誤しながらでしたが、まとめるとこんなステップになってました。

ちょっと長くなったので、続きは次回。

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