すぐに返信ボタンを押しなさい

別の記事でも書いてますが、私はタスクとして

　メールを処理する：メールから必要なアクションや情報を取り出す

と定義しています。つまり、メールを処理している時には、そのメールに返信することはありません。とにかく最後までメールをチェック(これを「処理」と読んでます)していくことを優先しています。

これは、よくメールを処理しようとして、返信が必要なメールや何かの行動が必要なメールを見た時に、それをやり始めると、残ったメールの中により重要なメールがあるかもしれないからです。もうちょっと正確に言うと、別のメールに返信を書くことに一生懸命になって、次の会議までに残りのメール処理が終わらなかったために、失敗したり痛い目に何度もあったので、多少は反省してやり方を変えるようになりました。

ただし、ここでもGTDの2分ルールが有効です。

つまり、2分以内に完了するなら、アクションをしてもいい。

■すぐに返信ボタンを押しなさい

もし、返信すべきメールを発見したら、「あとでやろう」と思って既読にしてしまうと、あとでそのメールを探すのに時間がかかります。

だから、即効でCTRL+SHIFT+R(アウトルックの場合：全員に返信機能のショートカット)を押して、返信すべき事柄の概要を一番最初に書きます。で、すぐにALT+F4キー(ウインドウを閉じる時のショートカット)を押す。

こうしておくとアウトルックは、そのメールを草稿フォルダに置いておいてくれます。ここまで大体1分前後。

■後で返信することの効用

あとは時間ができた時に、草稿フォルダをチェックして、書きかけのメールを清書すればOK。
メールの返信も、一括してやるので、作業がまとまりますし、ちょっと時間があるときにメール眺めて時間を潰すのではなく、「やるべきこと」をはっきりさせているので、「返信し忘れた」などの失敗がなくなります。


もう一つ、すぐに返信しないことの効用は、感情的にならずに済むこと。

多分ご経験があると思いますが、「なんだコイツ！」みたいなメール、ありますよね。
相手も他意や悪気はないのかもしれませんが、「カチンと来た」みたいなのに、即効で返信するとたいていは、その後感情的なやり取りになってしまいます。

速攻で変身ボタンを押した時には、

　「なにをふざけたことを言っていやがる！」

と書いたとしても、1時間後に見なおせば、おそらく「いやいや、大人げないなあ」と思えるわけです。そうすれば、言い方もマイルドにできます。
「売り言葉に買い言葉」では仕事はスムーズに行きませんから。

一旦草稿に保存するようににしてから、メールのすれ違いは確実に減りました。

お試しあれ。