タスクを選択する理由を書き出すチェックリスト: サラヒン～サラリーマンの仕事のヒント

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2016年01月20日

タスクを選択する理由を書き出すチェックリスト

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たくさんのタスクリストから次にやることをどのようにして決めているでしょうか？

私は、「残り時間」と「作業見積もり時間」で考えることが多いですが、もちろん、ドラッカーなどの言う、重要度と優先度での評価も併用しています。

世の中の多くの人の選択方法として、こんな紹介がされていました。

★P35〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

一日のうちのある時点でやろうとすることを決める方法は、人によって実にさまざまである。次のリストは、時間の配分の仕方を左右する、ごく一般的な基準の一部である。

　・やりたくないことは後回しにして、やりたいことからする。
　・やり方のわからないことより、やり方のわかっていることを先にする。
　・難しいことはあとにして、最もやさしいことからやる。
　・時間のかかることはあとにして、時間のかからないことからやる。
　・資料が手にはいりやすい物事を優先させる。
　・時間が決められていること（たとえば会合）を先に、そうでないものは後回しにする
　・未計画のことより計画済みのことを先にする。
　・自分自身にとっての必要事より、他人から言われた要件を先にする。
　・重要なことよりも急ぎのことを先にする。
　・重大な局面や緊急事態にはすぐに対応する。
　・自分にとって興味のないことよりは、興味のあることを先にする。
　・自分の個人的な目標の達成を早めることを優先させる。
　・期限が近づくまで本腰を人れては動きださない。
　・最も早く「答え」が出ることを優先させる。
　・その仕事を期待している人間の価値を比較して対応する。
　・それをした時と、しなかった時に、自分にどんな利益・不利益が生じるかを考えて行動する
　・大きな仕事よりも小さな仕事に先にとりくむ。
　・目の前に出現した順番にとりあげる。
　・その場その場の必要事を場当たり的にこなす。
　・所属する集団への利益・不利益を考えてことを処理する。

これらの基準のうちのいくつかは、長年の習慣パターンによって作られたものである。

たとえば、期限の問題（項目13）を考えてみてほしい。人は期限が近づけば近づくほど、それに間に合わせるために必要なことを、手当たり次第にするようになる。このパターンは、実に小学校以来続いているパターンである。

一つ思いだしていただこう。
あなたは子供の頃、いつ宿題をやっただろうか？いつも締切期限の前の晩（時には、期限の一時間前）ではなかっただろうか？もしそうだとしたら、同じパターンは大体において大人になっても続き、それは仕事の場にまではいりこんでいるのである。

メリル・Ｅ・ダグラス(著) 『「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則―集中力を最高にする時間管理のテクニック』
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実は本書『「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則―集中力を最高にする時間管理のテクニック』の著者はこれを悪い例として上げているのですが、これ自体が悪いとは、個人的には思っていません。
それぞれ、ありシチュエーションにおいては良いことである場合があるからです。

ただし、これを一般法則にしてしまうと、それに当てはまらない方向に働いてしまう時があって、大反省するはめになります(反省くらいですめば、まだいいほうかも)。

■出現した順番に取り上げる

過去の記事で、

　上司の言うことは全部やる
　優先順位をつける

で書いたように、降ってきた仕事はそれ自体が会社に貢献できるかどうかは別にして、やらないといけません。もちろん、状況が変わってやらなくても良くなる場合もありますが、それは結構レアケースで、期限内にそのシチュエーションにならないかぎり、期限を超えれば、やらなかった担当者にはバツがあるでしょう。

どのみちやらないといけないなら、優先度も重要度も関係ありません。手当たり次第に片付けていくのが、サラリーマンの進むべき道だったりします。今すぐ何をやるかは、本人の自由ですが、やらない自由はない…と。

■なぜそのタスクを選んだのか

でも、いつやるかは効率に影響します。

さけられないものであれば、なるべく効率よくやっつけて行くのがいいので、「最も効率が高そうな順番」というのはあります。

その理由を書いて残しておくと、あとで反省する材料になります。

本書では、

★P37〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

自分は時間を配分するにあたってどういうパターンを採用しているか、それを知るために次のことをやってみることを勧めたい。

まず、自分の作業行動を残らず書きだす。

今一日あるいはこの一週間にやったことを一つひとっ書きだすのである。

それから、自分白身に訊いてみる。「どうして、あの仕事をあの時にやったのだろうか？」。

その際に、前述の基準リストを思い返してみることである。

自分は嫌いなことよりも、好きなことを先にやる傾向があるだろうか？こみいったことよりも、やさしいことからとりくんでいるだろうか？時問を要する重要な課題をこつこつとやるのは後回しにして、すぐにやり終えられる項末事からやっつけているだろうか？優先順位に沿って正しく仕事を進めていくことができるようになるために、この作業は大いに効果があるはずである。

メリル・Ｅ・ダグラス(著) 『「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則―集中力を最高にする時間管理のテクニック』
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を勧めています。

私は、テキストファイルで書いている日誌の最初に、今日やり切るタスクというのを書き出してます。タスクリストから書き写すだけですが。
その時に、上記のリストがタスクリストの済に表示されているので、そのどれでこのタスクを選んだのかを選択して書き出しておくようにしています。

そうすると、冒頭に書いたように

　「残り時間」と「作業見積もり時間」で考えることが多い

のがわかります。ただ、「重要度と優先度での評価も併用しています」と自慢(?)するような、複数次元での評価をすることは、よほど大きなタスクでない限りやってないことに気がついて、

　今日やるタスクを入れ替える

機会になってます。

本書『「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則―集中力を最高にする時間管理のテクニック』にあるように1日の終りとか1週間の終わりではもう取り返しが効きませんが、これからやるときに「今日は重要度の判断をしてないなぁ」と気がつけば、もう一度タスクの選択からやり直せばいいわけです。