2016年03月04日

グループウェアは役に立たない?




おそらく、どこの会社でも、スケジュールを共有したり、関係者に業務の依頼をしたり、進捗を管理するためのツールを使っていると思います。

いわゆる「グループウェア」ですね。
っていう言い方は、ちょっともうITの世界では過去の遺物なのかもしれません。私のまわりではほとんどきかなくなりました。一昔前は、「グループウェアで生産性向上!」みたいに言われたものですが。

いまのウチの会社では、MicrosoftのExchangeサーバをクラウドにおいて、そこにアウトルックを接続して使ってます。アウトルックには、メールの管理だけでなく、タスク管理・スケジュール管理、メモ帳などいろんな機能が備わってますので、たいていの仕事はこの中で済んでいきます。

さらにちょっと大きなプロジェクトになると、そのプロジェクト専用の進捗管理ツールを使ってます(ソフトは共通ですが、特定の人しか見られない)。
※これがライセンス料がバカ高い…

その前は、全社的ではなかったですが、サイボウズを使ってました。

■グループウェアって役に立った?


前置きが長くなりましたが、このグループウェアのメリットって本当にあったのでしょうか?

もちろん、進捗管理などは、担当者が変わるたびに新しいEXCELの進捗フォーマットになったり、連絡も電話とメモでみたいな世界からは抜け出せたし、そこに戻りたいとは思わないですが、「生産性が向上したのか?」という点です。

実際に生産性の変化はそれ以外でも起きているので、純粋にツールに依存した生産性というのは測定はできないので、感覚ですが

 生産性は大して改善していない

ように感じます。

たとえば、何かの仕事を別の人に依頼するときに、取れる方法として

 1.口頭(ミーティング含む)で伝える
 2.メールで伝える
 3.勝手に相手のタスク、スケジューラに登録する
 4.勝手に共有スケジュールに登録する

という方法が考えられますが、3, 4 の方法いずれも、1〜2行の短いコメントで伝わることなんてかなり制限されそうです。
2の方法はそれよりは応用範囲が広そう(資料を添付したり、長々と説明が加えられる)ですが、ちゃんと読むかどうかは相手次第。

結局、引き受けてもらえるかどうかは別として、「口頭で伝える」という方法が一番確実に相手に伝わりそうですね。
なんだ、100年前と変わってないじゃん

そのうえ、2〜4の方法だと(口頭でも可能性はゼロではありませんが)、間違って伝わったり、相手の反応が無かったりして、いらぬトラブルが増えたような気が…。実は効率、悪くなってる?

■人間の能力はコンピュータではカバーしきれない


結局、人間同士が「コミュニケーション」するというのは、いくら電子化しようとしても、しきれない部分がどうしても出て、それが全体の効率を下げる可能性がある、と考えてます。

ようは、相手のところに歩いて行って、「お話しましょ」という方法は、何万年もの歴史と実績があるのに、ぽっと出のITごときに、一朝一夕には置き換えはきかないということかと。

また、ITを利用するにしても、ベタな手段でフォローしておく必要は当面は必要、などと考えていたりします。

ITのメリットは活かすことは必要なのでしょうけど、その効果は限定的で、それを導入しただけで人間同士のプロセス(生産性)が改善することは期待すること自体が、実はナンセンスなのではないかと。

ま、わかっている人にはアタリマエのことなのかもしれませんが。IT系企業の宣伝文句にはそうは書いてないですからね〜。

■ちなみに…


ちなみに、総務省が出している「IT活用による効果」という資料(2005年?)では、

 ・社内の情報活用が進んだ 80%

に対して、

 ・売りげの拡大につながった 26.5%

になってます。「拡大した」ではなく「つながった」ね。そりゃ、導入を決定した人が、「あんなもん役に立たんかった」とは言わないわな。その上、企業の業績に反映出来たと言えたのですら、4分の1と。
ましてや「情報活用が進んだ」かどうかは、測定できたわけではないでしょうね。共有サーバにファイルを置いただけで、「情報活用・情報共有」とのたまう人もいるんだから。

この資料はこちらで見られます。

 IT活用による効果


posted by 管理人 at 04:18| Comment(0) | TrackBack(0) | PCアプリ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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