2016年03月07日

伝言を頼まないと仕事がうまくいく




 「あいにく、○○は不在ですので、ご伝言を賜ります」

仕事だけでなく、何かの用事で会社などに連絡をした時によく聞くセリフですね。

私はこれは「いえ、結構です」とからなずお断りするようにしています。

 「また後ほどお電話します」

といいます。

■伝言は伝わらない


昔は責任をもって伝えてもらうために、「お名前をいただけますか?」などと名前まで聞いていましたが、それでもやっぱり伝言漏れが発生して、トラブったことも。それに、急ぎだから電話をしたのであって、相手の都合のいい時まで待つならメールで十分。

もちろん、ちゃんとした会社であれば、きちんと責任をもってく伝えてくれます。

しかし、それでその人がこちらの期待するアクションを起こしてくれるかというと、確証はありません。

一方的に「○○が△△で困っています」と言われても切迫感や、こちらの期待は伝わらないことが多いからです。

コミュニケーションは双方向といいながら、伝言は一方通行です。その上、聞いたかどうかもわからない。

■後ほどかけ直します


最近(?)は留守番電話なども充実していて、「ピーのあとに、1分間でお話ください」も多いのですが、同様の理由でそこに要件をいうことも少ないです。

 「○○(私の名前)です。急ぎ案件ですのでまたかけ直します」

くらいは言いますが。

この「かけ直します」がミソだったりします。

結果的に何度も電話がかかってきていれば、通話記録に「不在着信」として残ります。その件数が多ければ多いほど相手にはプレッシャにーなります。

相手が、自分の用件よりも優先順位の高い仕事をしていたとしても、

 「何度もお電話いただいてすみません」

相手はほぼ必ずこのセリフを言うことになるでしょう。
つまり、何かの頼みごとであっても、最初から優位に話が初められるメリットもあります。

■不確実な手段は確実性を増すような方法を入れておく


電話にかぎらず、メールなどでも同じなのですが、

 確実性を増すような手段

をとっておくと、仕事やプロジェクトに遅延をきたすことが少なくなります。

そのためには、反応を待つのではなく、反応させることで、仕事はスピードアップしますし、こちらの都合で物事が進むようになります。

一番強力なのは、相手のところまで行って、「いま忙しい? じゃあ、それが終わるまでここで待ってます」と言えば、確実に相手に対応をさせることができるでしょう(これを無視できる人は相当キモが座ってますね)。
さすがに、そこまでするのはよっぽどの時なので、次善の手段として、相手が出るまで繰り返し電話をするという方法をとっています。

メールなら、「開封通知」という機能があります。相手がメールを開くと自動的に「開いたよ」と返信がくる仕組みです。もちろん、メーラーの設定でキャンセルはできますが。ですので、相手の反応が悪そうなメールなら、先頭に「本メールを見たら、「見たよ」メールを下さい」と書いておいて、翌日になっても返信がなければ、表題に「★再送★」と追加してメールを再送したりして、繰り返し電話と同じようなことをしています。

依頼を断られるかどうかは別問題かもしれませんが。


posted by 管理人 at 05:39| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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