仕事の基本ルール
メールアドレス、いくつあります？
私は普段使っているもので8つ。
それ以外にも、一時的に作っただけのメールアドレスやら、携帯のおまけについてきたメールアドレスやら…。
■目的に合わせてメールを使い分ける
いまのメールソフトはとっても優秀で、迷惑メールっぽいものは振り分けてくれるし、大量のメールを貯めこんでも即座に検索してくれます。
ウチの会社だと受信トレイに1万件を超えるメールを溜め込んでいる猛者もいます。
しかし、明らかに用途が異なるものをひとつのメールアドレスに入れると、すぐに読まないといけないものとどうでもいいもの(表題だけ見て速攻削除のメール)が混在して、未読のメールの処理に支障をきたします。
そこで、私はメールアドレスを目的に応じて分けるようにしてます。
会社のメール：もちろん仕事のため。読むのはこれが優先
メールその１：これは知人・友人とやり取りするためのメール
メールその２：資料のメール。他のメールでとっておきたいものがあるときはここに転送。
メールその３：メルマガ用のメール
メールその４：ユーザ登録用のメール。よく使うサイトでメールアドレスを要求された時に。
メールその５：ユーザ登録用のメール。その２
メールその６：ブログ用のメール。ブログのユーザ登録、ブログの記事の投稿などに。
メールその７：ゴミ溜め。ユーザ登録するときに「もう２度と来ないかも」的なブログやフリーソフトお試しの時の登録に。
使いもしないポイントサイトなど商業系の登録も。
で、PCでは、メールソフトを複数個入れておいて、それぞれのメールの優先順位ごとに割りつけてます。
スマホや iPhone では、メールアドレスごとに独立したメールクライアントソフトを入れて、見られるようにしていますが、４以降は殆ど使ったことがない…。PCで１週間〜１ヶ月に１度位一気に巡回して、さくっと削除しておしまいです。
●メールその２：資料のメール
これだけちょっと特殊なので説明しておきます。
これはなるべく保存容量の大きなメールサーバを使いますが、他のメールアドレスで受信したメールを読んでいいて、気になったらここに転送しておきます。転送の時にはキーワードをつけます。
この「キーワード」で仕訳ルールの設定がしてありまして、
受信する
→既読にする
→送信元と本文のキーワードごとにラベルを付けてアーカイブに保存
ということを勝手にやらせてます。
キーワードは間違わずに入れるようにしておかないと、あとで検索できなくなります。
私の場合は、
ブログヒント：そのものずばり、次のブログネタです
企発 ：アイディア、思いつき
課問 ：課題や問題。今後考えたいことなど
事時 ：時事問題の解説(文字がひっくり返ってることに注意)
私誌 ：個人的な日誌
業誌 ：仕事関連の日誌
など、日本語としては一般的でない単語をIMEに辞書登録しておいて、簡単に変換できるようになっていて、これが振り分け処理のキーワードになってます。
基本は、他の私が管理しているメールからの転送なので、これを知っている人はいないはず…。
※時々妙なメール(架空請求や、「お金持ちになれますよ」みたいな)も来ることがありますが、どこから漏れてるんだろう？
■ノイズは少ないほうがいい
まあ、なにごともそうですが、ノイズは少ないほうが落ち着いて仕事や趣味ができるというものです。
そのためには、ノイズとして入りやすい情報は一切を受け取らないのが一番なのですが、ノイズの中にもいくらか信号は入っているので、それを落とさないためには、後でまとめて処理できるようにしておくといいかもです。
