メモしてみせる

私の会社では、打ち合わせの時にノートPCを持ってくるか何も持ってこない人が 3:2 くらいの割合です。メモ帳や手帳を持ってくる人はごく少数派。

だいたい半分強の人がノートPCを持ってきて、打ち合わせ中に何やらマウスでカチカチしていたり、何かを打ち込んでいたり(何をしているかはなるべく気にしないようにしています)。

で残り半分弱の人は、ただ発言をして、終わったら帰っていくだけ。何も残さないみたい。
※もちろん、会議中一言も発しない人もいます。

一方で、別の会社との打ち合わせになると、ノートPCを机の上にドンッって置く人は少なくて、手帳とペンを出しているひとが多いですね。

もちろん、私が合う人は営業系の人がほとんどで、私の部下は技術屋なので、PCを使うことなどに対しての考え方なども違うのでしょうけど。少なくとも、会議机の上に何も出さない人は経験的にはほぼゼロです。

この違いはなんだろう？、とちょっと考えてみました。

■メモをすることの効用

打ち合わせの時だけでなく、ちょっとしたことでも、他の人の発言をメモすることの効用は

　記憶に残す

ことです。

これは、人間は短期記憶に入れたものは反復しないと長期記憶にならないために、一度聞いただけでは3日後に思い出すことができないからです。長期記憶に入れるのではなく、メモという外部記憶装置においてしまえば、必要なときにその外部記憶装置にアクセスすればそれを再びワーキングメモリに戻すことができます。

しかし、これだけではなく、相手の発言をメモするという行為は、

　相手の発言を重要視しているというサイン

にもなってます。つまり、相手の「自己重要感」というやつを満足させているんですね。

■会議のメモを残す

　「じゃあ、●●の調査を○○さんお願いね。次回まで」

といっても、「はい」というだけのひとがいます。

　「おいおい、大丈夫か？」

と結構不安になったりします。1分後に聞かれれば覚えているでしょうけど、2日後もちゃんと目的やら出して欲しい結果やらの詳しい要求内容を覚えているものでしょうかね？

少なくとも私は1分以内に忘れますので、この人は大丈夫だろうかと不安になるわけです。

■メモをするふりをする

会議で上司が発言したら、すぐにメモに書き込みましょう。
多くの上司は、それで結構満足します。

別に何を書いてもいいです。上司の発言に対して全く関係ないことでも構いませんので、メモに何かを書き込む動作をすることです。

そうすると上司は「オレの言っていることをちゃんと聞いてるな」と安心します。

メモの対象はPCでもノートでも、手帳でもなんでも構いません。
とにかく、なにか言われたらすぐに書きはじめることです。できたら、口の中で復唱しながら。

ただ、PCは相手からは画面が見えません。ノートに書き込んでいるときでも覗きこんだりはしませんが、PCのほうが余計なことができる分、ちょっと不安。

やっぱり、発言者から見て「やっている感のあること」のほうが安心感があるのですよ。

とりあえず、今日から上司と同席する打ち合わせには、手帳かメモ帳を持っていってみてはいかがでしょうか。
ちょっとだけ上司ウケが良くなるかも。