いつでもどこでも仕事ができる環境を作る

いま、会社にいますか？
通勤中でしょうか？
自宅でのんびり状態ですか？

■仕事は思わぬ時に思い出す

　「そういえば、○○プロジェクトの△△ってどうなっていたっけ？」
　「あ、○○さんからのメール、返事してないや」
　「ちょっと時間ができたから、○○の資料をまとめたいな〜」

私は突然にこんなことを思い出す時があります。

ところが、それを思い出すのが、自宅だったり、移動中だったり、あるいは出張のホテルの中だったりすると、できないことが結構ありました。

タスクリストを一応は作っていましたが、下の方に書いてあったタスクだったり、その時にはもっと優先度の高いタスクをやらないといけなかったりして、後回しにしていたものがあって、それがちょっと頭のなかに引っかかっていたりすると、ちょっとした空き時間にそれを思い出すわけです。

■いつでもどこでも仕事ができる

そこで、いつでもどこでも仕事ができる環境というのを少しづつ作ってきました。
※まだこれからも時代の技術や、自分の状況で変わるとおもいますが。

◆ノート PC をメイン PC にする

　会社では、普段はノート PC をメインマシンとして使ってます。デスクトップ PC もあるのですが、これはバックアップ用途。

　当然ノート PC は持ち運べるので、会議が始まる前のちょっとした時間でも、出張に出掛けても、いつも使っている環境で仕事ができます。

　もちろん、仕事場や自宅では、ノート PC に大きなモニタを繋いでマルチモニタ環境を作ったり、外付けマウス・キーボードで操作しやすくしたりしています。なので、外で使うときには若干使いにくいですが、できないということはない。

◆データはリムーバブル

　データは、ノート PC のハードディスクに入っているのはバックアップ用です。通常使っているのはノート PC に入れてある SD カードに入れてあります。
　※なので、極力容量の大きな SD カードを使ってます。今は 128G。

　もし、持ち歩いている PC が不調になったりしても、SDカードがあれば、他の PC を借りてでも作業ができます。

　最近は情報セキュリティの制約が厳しくて、リムーバブルメディアに入れること自体ができない会社もあるようですが、ウチの会社はそこまでは厳しくありません。もちろん、SDカードはパスワードロックを2重3重に掛けるなどの措置は施してありますよ。

　また、SDカードは microSD 専門。
　これなら、PCがなくてもスマホでデータの閲覧や編集ができます。

　SD カードのドライブレターは、すべての PC で共通で、 Q ドライブにしてあります。
　なので、SD カードへのショートカットはどこの PC でも共通に使えます。もちろん、SD カードが入れてなければエラーになりますが。

◆アプリはインストール不要なものを優先する

　作業に使うアプリも、SDカードに入れておくと、他の PC を使うことになっても自分の使いやすいアプリを使えます。
　ただし、インストールしないといけないアプリだと、借りた PC の環境を変えることになってしまいますし、そもそもライセンス契約違反になる可能性があります。

　ですので、私はアプリを探すときには、「インストール不要」を優先するようにしています。

　インストールが必要なアプリは、元データを作って、会社に戻ってから、「あとは書式整形するだけ」の状態になるような方法を取ってます。

　Excelが必要なら Google スプレッドシートで作っておいて、これを Excel 形式で保存しておけば、ちょっと崩れた書式やグラフを治すだけで使えます。
　Wordが必要なら、テキストで入力しておいて、あとでWordで書式整形すれば出来上がりですし、今だと Google や Microsoft などでフリーで使えるオフィスソフトがいっぱいありますしね。

　私にとって特に重要(ないと困る)なのは、ArtTips と enthumble と Sakura エディタ、Xmind。
　これは、インストール不要版があるので助かってます。

◆スマホでメール・スケジュール

　これは会社のポリシーの問題なので、個人でどうこうできるわけではないですが、モバイル機器を使って会社のサーバにアクセスできるようになっていると、必要な情報が必要なときに素早く取り出せます。

　基本的なところは、メールとスケジュール。
　大抵の会社はグループウエアを使ってスケジュール管理をしているでしょうから、技術的にはインターネットに繋がる環境さえあれば可能です。ただし、セキュリティ上の問題や、会社のポリシーでできない場合もありますね。そういう時は諦めるしか無い…。

　ウチの会社ではセキュアな SSL を使って、会社のリソースのかなりの部分にアクセスできるようになってます。

■ほどほどに

ただ、今の制度上は会社にいないと業務時間としては認められないところがほとんどだと思います。
あまり会社外でこういうことをすると、サービス○○の問題になることがあります。
それに、世界中どこにいても24時間、365日仕事中では、精神的に持ちません。

まあ、ほどほどに。