タスクの分割単位は大きくていい

　「次の打ち合わせが始まる前に、ちょっとこれだけやっつけてしまおう」

そう思って始めたタスクが意外と手間取って、はっと気がついたら会議の時間を過ぎていた…。

なんてことありますか？

私は時々…。

■タスクは30分以内に分割すると処理できるか

たとえば、この記事を書くのには、大体1記事あたり30分〜1時間弱。

そうすると、「あと30分で次の予定がある」というタイミングでは初められません。1時間だとちょっとおっかなびっくり。
※決して仕事中に書いているわけではありませんよ。念のため。あくまでも「例」です。

ものの本によると、

　・タスクは、15分で分割しなさい
　・1分、10分、30分、1時間のパターン分けしなさい

とか書かれています。

しかし、これをやってしまうと、たとえば15分なら、1週間のタスクリストを作ったとして、

　5日 × 8時間 × 15分　＝　600件

のタスクが出来上がります。

ま、実際にはもっと少ない(会議時間とかあるでしょうし)とはおもいますが、それでも100件程度のタスクリストが出来上がってしまう。

おバカな私にはそんな大量のタスクは管理しきれない自身があります！
できるとしても最大2桁の前半まででしょうね。

■これからやるタスクを分割する

なので、私はタスクを結構大きな単位までしか分割してません。
単位としては、1時間〜2時間くらいの大きさ。それも、その週のはじめに分解するだけで、それまでは時間の見積もりすらしません。

で、実際にタスクを始めようとした時に、ようやくタスクの分割から作業に入ります。

例として、記事を書くときには、

　１．ネタリストからネタを決めて、ネタの名前でテキストファイルを作る
　　　関係図書を探す
　　　関係図書が見つかれば、マーカ部分の引用部分をテキストファイルに移す
　２．章立て(本文中の■のところ)の表題と、キーワードを書く
　３．章の詳細を書く

こんな感じ。大体各々5〜15分に分割できます。

こうしておくと、タイムリミットが来る前に、中断できるポイントを作ることができます。
中断したところは、「最近使ったファイル」に記録が残るので、作業に戻るときに、そこから再開できます。

■作業を始める前に、途中ポイントを決める

タスクを細かく分割したり、事前に途中ポイントを決めておこうとすると結構な手間です。

しかし、「こうやってやろう」と作業を開始した時には、道筋が大体出来ているので、それほど難しいことではありません。さらに、それは日にちをまたがないかぎり、だいたい頭に入っているので、書き出す必要もありません。

もし、心配なら、そのタスクの朝のバブルマップノートで今日やることを決めるをデスクトップ付箋に書き出してやればいいだけです。
使い捨てで十分。

■参考図書　『15分活用法』

和田秀樹(著)『すぐ結果が出る「15分」活用法』

すきま時間をうまく使う勉強術・仕事術。時間を増やしたいあなたへ。
1日の仕事時間を15分という時間に区切って、これを1単位として仕事をする。15分というのは小学校で45分授業の3分の1。この時間に集中して仕事をすることで、あなたの時間効率は格段によくなる。だらだらとWebサーフィンをしている時間が30分、1時間ある。15分で区切りなさい。そしてその時間を使って、効率的な仕事をしよう。


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