2016年04月13日

報告書のコツ:1回限りの報告書は作りたくない




多くの会社で「日報」「週報」という名前で、活動状況を報告する機会があると思います。
この報告書、どう活用されているか分かりますでしょうか?

あまり役に立ったという実感は薄いかもしれません。

■1回限りの報告書


「日報」「週報」が導入された経緯は、たぶんですが上司が部下の活動をすべて把握しきれていないからです。

で、宛先に部長まで含めて、「日報や週報を出すように」というお達しが出て、さらに「書いてあることがプア」とかいう過去の誰かの指摘に従って、フォーマットが決められ、進捗状況・課題・所感などを書く欄が作られて、今に至る…。

というのがたいていのパターンなのですが、そのうちに週報を出すことが当たり前になって、部下はただ週報を出すために週報を書くようになります。上司も同様で、もともとの目的はどこへやら、「週報が出ていることをチェックする」というのが上司の業務になります。

他にも、出張報告書やトラブルレポートなどもこういう状態になっているものは少なくないと思います。

多くの場合はメールで進捗報告するような形になっていて、メールはいっぱい来るけど、返信を見たことがないし、それで何かが動いたということもないように思います。

それよりも、部下が困り果てて上司に相談に行った時にようやく上司が問題を認識する、みたいなパターンが多いのではないでしょうか。

■自動生成をする



 「どうせ読まれない、読まれても特に反応がない報告書は、作りません!

といいたいところですが、サラリーマンとしては、上から「週報を出せ」と言われた以上、出さないわけには行きませんので、作業時間は極力ゼロに近づけたいところ。

一方で、日誌は必ず作っています。
日誌の目的は上司や関係者に報告することではなく、自分の覚えと記憶の整理です。
したがって、これは後でレビューという形で必ず使います。つまり、必要があり、需要もある。

だったら、ここから自動生成してしまえ!というのが、本日のネタ。

ここに書いてあることを抽出して、整理しなおしてしまって、報告書の体裁を整えればいいわけです。
これなら手間いらずで、報告義務も果たせる

■自動生成するための日誌の書式のコツ


過去記事日誌はテキストファイルに書くに書いたように、日誌はテキストファイルです。ですので、簡単なテキスト検索ツールがあれば自動抽出は実現できます。
※テキスト検索ツール:よくGrepツールなどと呼ばれます。Vectorで探してみてください。

日誌に

 ▲(プロジェクト名):(報告事項)

という形で書くようにします。

これで、"▲(プロジェクト名)" を検索してやれば、そのプロジェクトの報告事項がまとめて表示されますので、それをコピペして、報告書っぽくちょっと整形してやれば一丁上がり。

■自動生成ツール


最近は、日誌のテキストファイルを読み込んで、報告書の体裁に整形するツールを作ってさらに省力化しています。

日誌に書くときに、プロジェクト(報告の単位)ごとにまとめる必要がありますので、日誌にはこんな形式で書いてます。

★――――――――――――――――――――――――――
%(プロジェクト名)
 ・(感じたこと)
 ・(その他いろいろ)
 ▲(報告事項)
――――――――――――――――――――――――――★


もし、日誌を書いてみえるのなら、そこから報告書を作ると簡単ですよ。

作業的には、わずか30秒。(もちろん、多少の校正はします)。
ツールは perl で作ってます。perl の r は "Report" です。


posted by 管理人 at 12:53| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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