仕事の基本ルール
「締め切り効果」という言葉をご存知でしょうか。
これは、締め切りが決まっていると(それも、達成がちょっと難しいレベルにある)、思わぬ力が出るというやつです。
別名「火事場の馬鹿力」。
これを利用すると仕事の効率が上がります。
■後10分しかない
たとえば、10分後にプレゼンするという場面で、準備をしていたら間違いに気がついた。でも、そこを修正するとあちこちの整合性がなくなる。
という場合、どうしますか。
私はとりあえず修正を始めちゃいます。フルパワーで
ここで悩んでいると時間はムダに過ぎていくので。
そうすると案外手間そうに見えたものが、なんとか間に合ったりします。
間に合わなくても、あと数箇所程度であれば、プレゼン中に「あ、ここ書き間違いです。すみません」といいながら言葉で修正をしちゃいます。
もちろん、バックアップのために、現時点のファイルは残しておきますよ。
修正し始めたらグチャグチャになってしまうことも、ままあるので。支離滅裂になった時点で時間になった場合には、間違ったままの資料を「しれっ」と使います。
でも、この作業、半日前に気がついていたら、10分では終わりません。たいてい整合性を何度も確認しなおしたりして、1時間はかかったりします。
これが締め切り効果。多少無理筋で締め切りが決まっていれば、やたら集中力がでるし、余計な思考や作業を入れる余地がないので、あっという間にできる、というわけ。
■締め切りを決める
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わたしたちがその日に予定したことを終えられないのは、ほとんどの場合は終了時問を隆味に設定しているからです。
「今日はこれとこれをやろう」と考えるのは誰でも同じですが、その仕事や勉強を「何時までに終わらせるか」をはっきり意識する人はグンと少なくなります。
たとえば上司に「報告書は 4 時までに上げてくれ」とか、「 5 時から会議があるからそれまでに企画書をまとめてくれ」といった具合に、作業のラストを切られた場合は別です。
頭の中につねに終了時問が人っていますから、無意味に過ごす時間は減ります。休むにしても効果的に休みます。
ところが自分で時間管理できる仕事となると別です。目標は立ててもラストを切りません。「まあ、 2 時問で終わるだろう」とか、「夕方には終わるだろ、つ」といった非常に暖味な時間設定になります。
その結果、 2 時間の仕事に 3 時間かかっても気にしません。
夕方の予定が残業して夜 8 時に終わっても気にしません。「ああ、終わった、終わった」と背伸びしておしまいです。ほんとうはもっと早く終わらせることができたのに、自分がダラダラと働いたことには気がつかないままなのです。
和田秀樹(著) 『15分活用法』
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全く仰るとおり。
なので、私は1日にやるタスクのうち、少なくともひとつは、ちょっと無理っぽい締め切りをつけて、時間を測りつつ作業をします。
そうすると、タスクがキチンと片付いていきます。
ただし、すべてのタスクでやろうとすると、1日くらいはなんとかなりますが、2日目、3日目でヘロヘロになって、そのうちに、「もう締め切りなんて守れないや」と諦めちゃうので、「このタスクは！」というものだけにしてます。
もし、「今日はこれだけの仕事をやろう」と思ってもなかなかうまくいかない人は、この方法を試してみてはいかがでしょうか。
■参考記事
締め切り効果の参考記事をちょっとだけ紹介しておきます。
“締め切り効果”は絶大！ デキるビジネスマンがしている“あせらない練習”とは
「締め切り効果」で集中力を高めるときにオススメのこと
締切効果 - 夢を叶え、今を生きるためのタイムマネジメント
他にもググると結構ヒットします。
■参考図書 『15分活用法』
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和田秀樹(著)『すぐ結果が出る「15分」活用法』
すきま時間をうまく使う勉強術・仕事術。時間を増やしたいあなたへ。
1日の仕事時間を15分という時間に区切って、これを1単位として仕事をする。15分というのは小学校で45分授業の3分の1。この時間に集中して仕事をすることで、あなたの時間効率は格段によくなる。だらだらとWebサーフィンをしている時間が30分、1時間ある。15分で区切りなさい。そしてその時間を使って、効率的な仕事をしよう。
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すぐ結果が出る15分活用法
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