2016年05月24日

メールの返信を忘れない10秒返信術




返信したつもりだったのに、相手からの催促メールで、実は返信をしていなかったことに気がついた。

などという時が時々ありました。そうすると大抵書き出しは

 返信が遅れて申し訳ありません。
 返信をしたつもりでしたが、できておりませんでした。

みたいに、言い訳がましく…。

■メールの返信を忘れる理由


私が返信を忘れるトップの理由は、

 返信を一旦保留する

ことです。「このメール返信が必要だ」と思った時に、「でも他の人にも聞いているのでもしかしたら他の人から回答が出るかもしれない」などと余計なことを思ってしまって、もうしばらく様子見をしようとすると、大抵返信を忘れます。

つまり、自己責任感が欠如していて、誰か他の人を頼っちゃっている時に、大抵様子見をします。

もともと、自分ご指名で来ていたり、自分が回答責任(適任?)があると考えたにもかかわらず、いまちょっと忙しいし…、部長からのメールもタイトルだけ見えてるので、こっちを先に始末してから…。

とまあ、いろいろ理由はありますが、結果的にその返信するというタスクを後回しにした上に、それをタスクリストにも上げていない。結果、アクションが漏れる…。

■返信を忘れないための10秒返信術


だからといって、タスクリストにいちいち、○○さんからのメール「(表題)」の返信、なんて書いてたら、それこそ返信を書いちゃったほうが早い。それができないから後回しにするわけですからね。

でも、頭の中に入れておくと、仕事に集中できません。
時々ふとそのことが頭のなかをよぎってくれるわけです。頭のなかのタスクリストはバッファが小さいので。

そこで、実施しているのが10秒返信術

あらゆるメールに10秒で返信します。

やり方は簡単です。

返信が必要だと思ったメールを発見したら、

 CTRL+SHFT+R (アウトルックの「全員に返信」のショートカット)
 返信の要旨を20文字程度で書く
 ESC、"Y" を押す。(アウトルックで「下書きに入れて閉じる」操作のショートカット)
 
できあがり。

これで、下書きフォルダに何を返信しないといけないか、その要旨は何かが必ず残ります。

あとは1日の終わりでも、ちょっと手が空いた時でも、「下書きフォルダを空にする」というタスクを実行すればOKです。

この、「要旨を20文字程度」というのがポイントで、何をかけばいいのかは書いてあるので、それを受信者が理解できる文章に直すという作業だけなので、日本語を書く能力だけで十分処理できます。もう一度メールを読み直すとまた時間がかかるので、メールの内容を理解している瞬間に、必要なことに絞って書いておけばいいわけですね。

■新規メールも10秒作成


 「××さんにメールで○○をお願いしなくちゃ。」

こういうのも、「今は忙しいから後で」というのも、案外忘れがちですが、この10秒返信術なら確実にできるようになります。

返信の代わりに新規メールを作成して、要旨(上記で言えば「○○」の部分)だけ書いて、下書きに保存

これでもう忘れない!
※ …と思う。

posted by 管理人 at 11:27| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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