打ち合わせ時間を決めるための打ち合わせ

何かを決めたいのだけれども、意思決定者がつかまらない、関係者のスケジュールが合わない。たいていプロジェクトの関係者が増えると、スケジュールが遅れる理由の隠れたトップがこれです。

■上司を捕まえるためのスケジュール

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●上司と定期的に会う
筆者には、上司と「直接あって話す時間」が必要です。いかに独立心の強い筆者でも、限界があります。

上司とのミーティングをスケジュールすることは、大きな時問の投資です。

上司との IM でのやり取りや、上司の秘書との打ち合わせにかかるわずかな時間を合計すると、 15 分間の約東を取り付けるのに 30 分もかかってしまいます。

実にばかげています。

そこで、必要があってもなくても、毎週木曜日の午前 10 時に直接会うか、電話で話をすることにしました。

これで、 15 分間の約東を取り付けるための時間が 0 分になりました。

Thomas A. Limoncelli(著) 『エンジニアのための時間管理術』
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私も本書の勧めに従って、上司と毎週水曜日の夜、ちょっとだけ進捗報告の時間を設けています。上司が席に帰ってくる時間がバラバラなので、「××時から」と決めているわけではありませんが、水曜日だけは上司が席に帰ってくるのを待ってます。
※遅くなりそうなら上司からメールか電話があります。「今週はバツ」って。

■時間の調整は時間の無駄

仕事はたいていは一人で完結することはないので、たいてい関係者がいます。
関係者の意見を聞かずに勝手に進めると、あとで余計な手間がかかります。

このために、ミーティングが必要です。

しかし、何かを誰かと話し合わないといけないとすると、その時間調整が必要になります。
多忙な人や意思決定者、影響力の高い人は、直近数日はすでに計画が詰まっているパターンが多いですね。結果、打ち合わせができるのは 3 日後とか1週間後とかになります。

その間、仕事は進みません。

もちろん、定例会を待っていられないような案件であれば、打ち合わせを保つ必要がありますが、わざわざ時間を取るまでもないようなことだったら、その時にまとめて話してしまえばいいです。

■根回し上手になる

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上司との会話が十分でないと感じている場合は特にそうですが、同じようなことを試してみてはどうでしょうか。

毎朝 9 時に 5 分間進捗を報告すれば、あなたに有利に働くでしょう。

上司にとっても、1日じゅうされることに比べれば、それほど迷惑なことではありません。

不思議なことに、これは判断を仰ぎすぎると上司から注意されている場合にも効果的です。

Thomas A. Limoncelli(著) 『エンジニアのための時間管理術』
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上司との定例ミーティングがうまく行ったものだから、他の関係者とも定例ミーティングを持つようにしてます。

××さんとは月曜日15時。○○さんと△△さんは木曜日16時とか。

もちろん、毎週あっているわけではありません。議題が特にないか、他に優先度の高い業務があれば、どちらかから「今週は無しね〜」ってメールを出したりもらったりです。

さらに、わざわざ会うテーマにしにくいことも、定例会をしていれば、話ができます。

これをやるようになってから、「根回しがいい」と言われるようになりました。

単に与太話のついでに、ちらっと話をしているだけなのですがね。

■参考図書　『エンジニアのための時間管理術』

本書はシステム管理者、ネットワーク管理者を中心にしたエンジニアのための実践的な時間管理術を紹介する書籍。
著者が考案した「サイクルシステム」と呼ばれる方法を使って、作業リスト、スケジュール、さらに仕事とプライベート双方の長期的な目標を管理する方法を解説する。

長期的に行うプロジェクトとすぐに行う必要がある割り込み作業の優先順位を整理し、ストレスの少ない、充実した一日を送ることを可能にすることでしょう。
上司とのコミュニケーション、文書化の進め方、作業の自動化などシステム管理者が必要としているノウハウを紹介していることも特徴です。

OSのパッチ適用に技術調査、SOX法対応と、日々仕事に追われるITエンジニア。
その限られた時間を有効活用するためのテクニックを解説する。手帳や PDA でスケジュールを管理する方法やタスクリストの書き方など、ビジネス全般に共通するトピックが多いものの、ITエンジニアの視点から、システムの開発・運用管理業務に即したノウハウも盛り込んでいる。面倒な管理作業をスクリプトで自動化する方法などを、サンプル・コード付きで紹介している。

本書はオライリー・ジャパンの紹介ページで、第5章、第13章が無償公開されています。
読んでみてください。


●関連 Web
　エンジニアのための時間管理術：オライリー・ジャパン
　エンジニアのための時間管理術―GoogleBooks
　エンジニアのための時間管理術、自動化に関するまとめ
　スケジュールを「炎上」させないための時間管理術 - ITmedia

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　エンジニアのための時間管理術
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　長期休暇でリフレッシュする1：長期休暇を自分だけ長くする

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