タスクのリマインダーは開始日時にする

大抵のタスク管理ツールには、リマインダー機能があります。「はやく、やりなさい！」ってお知らせしてくれる機能ですね。

会社で時々、外の人のタスクリストを見る機会があるのですが、「残念！」って思うのは、

　リマインダーを完了期限にしている

ひとが意外と多いこと。

完了期限になってから「タスク、完了してませんよ」ってお知らせしてくれても手遅れじゃん。

■呼び鈴タスク

以前の記事

　呼び鈴

で書きましたが、私は重要なタスクには何段階かの事前アラーム(これを「呼び鈴」と呼んでます)を入れてます。詳しくは元記事をご覧ください。

考え方は同じなのですが、タスクは「やらなければいけない時にアラームが鳴る」必要があるので、期限になってから、アラームが出てももう手遅れなわけです。

■リマインダーを活用する

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前節で説明したように、わたしはスケジュールも「TODO」もグーグルカレンダーに一元管理しています。

そしてそこにリマインダーを設定しています。

また、ファイアフォックスの機能拡張ツールである「トゥードゥルドゥー」という「TODO」 管理サービスも併用しています。

忘れてはまずい重要なタスクは、トゥードゥルドゥーにも入力し、スタート時間の数分前に、iPhone やメールで知らせるように設定してあります。

そうすることで、リマインダーを「ニ重化」しているのです。

こうしておけば二度通知が来るので、よほどのことがなければ、タスクを実行し忘れることはありません。

こばやしただあき(著) 『仕事のムダを削る技術』
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確実に、どのような環境でもリマインダーが届くという意味では、この方法は実に確実な方法なのですが、実際やってみて途中でくじけてしまいました。

タスクを2箇所に確実に入れられず、2つのタスクリスト(本書『仕事のムダを削る技術』では グーグルカレンダーと トゥードゥルドゥー(toodledo)の両方にあるタスクと、一方にしか無いタスクができてしまいました。さらに、2つにちゃんと入れたとしても、片方を完了にしても他方を完了にし忘れるため、やったのかどうかを確認する手間ができて、タスク管理が煩雑でついていけなくなってしまったのが原因です。

と言って、重要なタスクに限るようにしても、重要かどうかはその時の気分なので、やっぱりうまく使えませんでした。

■タスクのリマインダーは逆算で決める

タスクのリマインダーは

　期限 - やるのに必要な期間(時間)

に出ないと意味がありません。

つまり、タスクをやるための予測時間というものが必要です。

たとえば、「○○さんに 15 時に会う」というタスクがあったら、「○○さんの席まで行く」のに15分かかるとすれば、14 時 45 分がリマインダーの時間になります。15時にアラームが鳴っても間に合いません。

……まあ、当たり前ですね。

同じことは「○○の提案書提出」でも同じ。提案書の提出期限が金曜日だとしたら、金曜日に「期限だよ」とアラームが鳴っても、やっぱり手遅れ。もちろん、日付が変わるまでは当日というルールが、相手にも有効ならいいですけどね。

リマインダーは逆算して決めると忘れ物がありません。

■タスクは完了するまで完了にしない

こうして、開始しなければいけない時間にリマインダーをセットしておくと、そのタスクを「完了」にするまでは、ほとんどタスク管理ツールでは、目立つようにしてくれます。私が使っているアウトルックだと、赤の太字で一番上に表示されます。

これを消すためには、タスクを完了にする以外に方法はありません。

つまり、リマインダーを開始時刻にすることによって、タスクは3つの状態を持つことになります。

　まだ慌ててやらなくてもいい状態　(起票〜リマインダーまで)
　すぐに着手する必要がある状態(リマインダー〜完了)
　完了した状態

これで、結構タスク忘れが減りました。

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