習熟度が上がったらマルチタスクで処理しなさい

以前の記事、

　マルチタスク

で、シングルタスクとマルチタスクの違いについて考えてみました。

「どのようなタスクでも、時間軸を大きくしていくと「マルチタスク」をしていることになる」というのが簡単な要約。

本日は、同じシングルタスクとマルチタスクの考え方で、その人の習熟度について考えてみたいと思います。

結論から言ってしまうと、初めてやる仕事は集中して、その仕事ばかりするのが効率がもっともよいです。逆になれた仕事なら他の仕事と平行して進めると効率が良くなります。この遷移のポイントは「習熟度」です。

■ながら仕事にしていく

大抵の人は「習熟」という機能が備わっています。

何度かやれば、あまり考えなくても体が動くようになるというやつですね。

過去に何度も使い古した事例ですが、自動車の運転は、教習所に初めて行った頃には、「エンジンをかけて、フットブレーキを踏みながらサイドブレーキをおろして、後方を確認して、ウインカーを出して、………」といちいち考えないとできません。しかし、ちょっと慣れてくると、友達と無駄話をしながらでも車が発進できるようになります。

これが習熟ですね。

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ルーチンや慣れている仕事は、マルチタスクで行うべきと述べました。

初めて行うことや慣れていないことでも、シングルタスクで手順を考えないでできるくらいに習熟したら、基本的にはマルチタスクに移行するべきです。

こばやしただあき(著) 『仕事のムダを削る技術』
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前述のとおり、長い時間スパンで見れば、仕事はすべてマルチタスクです。「1ヶ月間、プレゼン資料づくり以外をしなかった」なんてことはありませんから。業務報告もやってますし、別の会議にも参加してます。

ただ、ある範囲(2時間〜5時間)なら、不慣れな仕事は本書『仕事のムダを削る技術』の通り、それに集中してやる必要があります。

これは、仕事の成果物としては残りませんが、「手順や段取りを考える」という作業が入っているからです。

自動車運転の例であげたように、「エンジンをかけて…」と考えるのは1度で済ませたほうが効率がいいからです。

サイドブレーキを下げたところで、「今夜のデートの行き先は…」と考えてしまうと、発信作業の続きに戻ろうとするした時に、もう一度「エンジンを〜」と考えないとできないですから。

■習熟度は、作業手順を考える必要があるかどうかで決める

ですので、私は新しい仕事(手順が今までと異なるもの)は、ある区切りまでは確実に1回の時間で終われるようにしてます。それも結構長い(手順が多い)くらいの単位で。

だんだんやり慣れてきたら、細かく手順を区切っても、前後のつながりを忘れることはありません。
そのメドというのが本書『仕事のムダを削る技術』で書いてあるように

　手順を考えないでできるくらいに習熟

するというのが基準です。

簡単に言ってしまえば、ある作業をするときに「次に何をすればよかったっけ」と考えなくても、すぐに作業が初められるくらいの習熟です。

■徐々に細分化していく

最初に述べたとおり、長いスパンで見ればあらゆる仕事はマルチタスクで、並行して進んでいきます。

これを短いスパン、30分とか1時間とかで切り替えていくかどうかは、その仕事にどれだけ習熟したのか、つまり、前後の手順を考えなくてもできるという単位で切っていくと、仕事の効率が上がります。

■参考図書　『仕事のムダを削る技術』

仕組みをつくり、絶えずそれを改善し続けること。仕事のスピードを高めるコツは、とてもシンプルだ。
とはいえ、その当たり前のことができないのも事実。
本書では、ビジネス系人気メルマガの発行人が、仕事にまつわるさまざまなムダを削る極意を6つの観点から具体的に紹介している。


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