2016年07月08日

作ったメモをムダにしないために




私は基本、面倒くさがりです。
「何かするなら楽してやりたい」というのが基本スタンス。

一度考えたことは二度、同じことを考えるのはいやだし、一度聞いたことをもう一度聞きに行くのも面倒この上ない。
だから、結構「メモ魔」です。

■メモは書くことよりもまとめることが大事


とにかく誰かと話した時に、気になることがあったらメモします。何か思いついたらすぐにメモ。

このため、メモ帳は相当の量使ってました。

しかし、メモが一日に20件も30件もたまると、後で探すのは非常に面倒です。

もちろん、メモを書かなければ、整理する必要もないのですが、記憶力は良くないので、とにかく書かないことには覚えていられない。さっき食べた夕飯、何だったっけ……みたいになっちゃう(もしかして健忘症なのか…)。

探し出せないならメモしても大した意味はありません。

どこか一箇所にまとまっていないと、メモとしての用をなさないわけです。

以前は、メモを毎日ノートに書き写してましたが、時間は有限なので、7割くらいのメモは捨ててました。
本当なら、この後捨てることがわかっているメモなら、取ること自体も辞めたいのですが、その時には重要だ(覚えておいたほうがいい)と思えるので、やっぱり取ります。

その後日次レビューで、読み返してみて、「(あまりに汚い字で)読めない」「(省略しすぎて)意味不明」「冷静に考えたら不要」みたいなものを捨ててました。

大量に残したメモの使命は、後で思いついた時に、その時点の状態に戻れること。
だから、検索してヒットさせることができることが必須です。

読み返したり、検索したりできないものでは、保存しておく価値はありません


■第1の波:メモ帳→付箋


最初に変化が訪れたのは、メモ帳を付箋(いわゆる「ポストイット」)にしたこと。

付箋というのは、ウラに載りが付いているので、ノートにそのまま貼り付けられる。

メモを書き写す必要がなくなったわけです。

ただし、メモをとるときにはスピード優先で、キーワードだけ残すので、読み返して意味不明になりそうなものは、やっぱりノートに清書する必要がありました。


■第2の波:デジタル化


しかし、スマホを買った当たりから徐々にデジタル化が進みました。

デジタルのいいところは、メモ自体が再利用できることです。

文字もいわゆる「ミミズののたくった」ようなものではなく、1文字1文字がちゃんと文字に見えます。当たり前ですが。

これを日誌にコピペして、文章にすればマトモな資料の出来上がり。

■第3の波:クラウド化


そして、Evernote や OneNote、Google Keep の登場。

もはやメモ自体が、後で編集可能で、かつ場所を選ばなくなりました。


■一箇所に集める


どういう方法でメモを保存しておくかにかかわらず、メモをはじめとする情報は

 ・簡単に検索できる
 ・検索結果に一覧性がある
 ・タグがつけられる

ことが必要です。メモを有効に活用するためには、この3つが高次元で運用できる仕組み(システム)が必要です。
その方法は、いろいろなやり方があるでしょうけど(少なくとも私は大きく3回やり方を変えている)、これがひとつでも機能しなければ、単なるゴミに過ぎません。

で、検索してみて発見できなければ、「もうこれ以上探してもムダ」と思える状態にしておくことです。

つまり、1箇所に集中しておくことです。そこで検索してヒットしなければ、「ない」と言える状態を作ることで、せっかく作った大量のメモを活かせる環境が作れたといえます。


posted by 管理人 at 11:35| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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