仕事の基本ルール
私の仕事術の中で大きなターニングポイントがありました。
GTDを勉強したこと
でした。
■記憶はボケる、から回る
GTDというのは、最初に
今気になっていることを全て書き出しなさい
という作業から始まります。
講師の方によると、大抵の人はここでつまづくそうです。
ようするに一歩目からつまづいて、先に進めないから何が良くなるのかさっぱりわからない、と。
しかし、私にとっては驚きの経験でした。
たくさん、抱えきれないほどの仕事があると思っていたのに、100個出ないんです。それどころか20個を超えたあたりから、書く手が止まるし、重複した仕事を書きはじめる。書いている途中で、「あれ？これ、さっき書いた」とか「これ、さっき書いた仕事のブレイクダウンタスクだ…」とか、実際大した量のタスクはありませんでした。
しかし、その次に講師から、トリガリストを渡されると、また書けるようになります。
※トリガリストについては
※ やりたいこと前編
※ やりたいこと後編
※参照
必要なタスク情報が記憶の中から引き出せなければ、そりゃ仕事は進まないわけだわ。
後でいろいろ勉強しましたが、
人間の記憶は、時間とともに曖昧になる
頭のなかで考えていることは堂々めぐりする
ということを実証した経験。
■記憶を当てにしてはいけない
記憶力というのは、人によって結構ばらつきがあります。私のレベルはというと結構下のほうだとは思います。
ただ、どんなにすごい人でも1年前にした約束を正確に覚えているというのは難しいでしょう。
そのうえ、記憶に頼っていると、それをいつも「あと3日で実行日だ」とか言うのを何度も思い出さないといけないので、結果としてムダな思考にとらわれたり、時間を取られたりするわけです。
脳の記憶は、あるヒモによって結ばれていて、多くのことは芋づる式に引き出せますが、そのパーツはどんどんピンぼけになっていったり、変色したりして、事実と異なる(有り体に言えば、自分の都合のいいように書き換わる)ようになります。
だから、全てのタスクが発生した時には、未来の自分に正確にタスクの求めるものを教えないといけないわけです。
このため、タスクリストには、
・なぜそれが必要なのか
・成果物は何か
・どういうふうにすすめるのか
・誰に成果物を渡すのか
・いつまでにやるのか
など、現時点わかっている情報を全部書き出さないといけないんです。
そして、そのタスクに手を付ける前に、やり方などを思いついたら、もう一度考えなくてもいいように、すぐにそれに追記の書き込みができるような仕組みを作っておく必要があるわけです。
記憶を当てにしてはいけません。今あなたが知っていることは、明日のあなたは知らないのと同じです。
そのタスクに関わる全てのことを書き出しましょう。
GTDの最初には、全てのタスクをリストアップすればいい、と言われますが、全てのタスクをリストアップしたら、そのタスクリストには、今知っている全てを書かないといけません。
どうやってやるかは、そのタスクについて考えている今が最も詳しく知っている瞬間です。
■タスクリストは持ち歩く
すぐにタスクリストにアクセスできるためには、仕事の環境、私事の環境ともに同じデータにアクセスできるのがベストなのですが、最近は、セキュリティだのコンプライアンスだの個人情報保護だのの制約はあります。
それの許される範囲内で、確実にデータにアクセスするか、気づきをメモしてセキュアな環境になった時に転記できるような環境を作っておきましょう。
私の場合は、会社の環境へのセキュアな接続が自宅からできるようにしてます。接続ができない時には、常備のメモ帳に即座にメモできるようにメモを持ち歩いてます(いまは紙ではなく、スマホのメモですが)。
