仕事の基本ルール
ちょっと前から、会社では「振り返り」というのが、ちょっとしたブーム。
最近は定着してきましたが、「振り返り」って何をすればいいのか、よくわかっていない人もいるようです。
本日は、上司、先輩から出す「振り返り」のコツについて。
■チェックポイント
ケンブリッジコンサルタントという会社では、「チェックポイント」という振り返り会があるそうです。
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ケンブリッジが「チェックポイント」と呼んでいるのは、「短い時間で行う、振り返りのミーティング」のことです。
「会議の生産性を高めたい」
「チームの一体感を高めたい」
「メンバーの成長を促したい」
…
これらすペてが、一回たった 5 分のミーティングで実現できるとしたら、あなたは信じますか？
やり方は至ってシンプル。
「ちよっと立ち止まって、振り返る」。
これだけです。
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：(中略)
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チェックポイントは、参加者やタイミングによって、大きく二つに分けられます。
●セッション・チェックポイント
セッションの最後に設ける「振り返り」の場。
セッション・アジェンダの最後に行います。
セッションの進め方で良かった点や改善すべき点、気づきや感想などを参加者にコメントしてもらいます。
フィードバックされた点を改善することで、セッション品質の向上が図れます。
●チーム・チ工ックポイント
定期的にメンバー全員で集まって進捗状況や課題を共有する場。
メンバーが複数の作業やセッションを分担して実施している場合に、チーム全体で情報共有し、同期を取るための機会として開催します。
タスクの遅れの早期発見・早期対処に役立ちます。
セッション・チェックポイントとチーム・チェックポイントでは目的が異なります。それぞれの進め方や効果について見ていきます。
影山明(著) 『プロジェクトを変える12の知恵』
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具体事例については本書を見ていただくとして、オススメしたいのは、この「セッション・チェックポイント」。
ある区切り(ミーティングの終わりなど)や、気がついた時(たとえば、上司への報告の時など)に、その業務そのものではなく、業務の進め方や発言の仕方についてコメントをします。
業務そのものではないことに注意。
業務の結果を生み出すための行動や発言について、検討するのです。
たとえば、プロジェクト××の進捗会議をした時に、
・最初にアジェンダについて報告した→マル
・アジェンダの××が時間を大幅にオーバーした→バツ
△△さんの長い発言を進行役が放置したことが原因(原因分析)
・宿題事項を担当者に言わせた→マル
などです。
どのような会議にでも当てはまるような、一般的なことって案外議論のネタにしにくいですよね。
それを、特別に作って相互にコメントしあうことで、業務をするプロセスの改善に役立つわけです。
私が意図しているのは「プロセス」なのですが、こう言ってしまうとあまりにも抽象度が高くなってしまうので、「行動や発言にコメントする」というレベルで、振り返りをしています。
■時間を区切ること
あまりいっぱい指摘されても、担当者も困ります。
なので、参加者の発言は、「ひとつのマルとひとつのバツ」だけに限定しています。それ以上は発言禁止。
また、外の人の発言に対するコメントもなし。
というルールだと、短時間に済みますし、言われた側も印象に残るようです。
■参考図書 『プロジェクトを変える12の知恵』
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