自分の集中できる時間は限りがある

よく締め切りギリギリに追い込まれると、火事場の馬鹿力がでますよね。

ただ、それだけでいろんな仕事を乗りきれるほど世の中甘くない。

■マックスIIの原則

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●マックスIIの原則
『マックスIIの原則』 とは、人間が知的作業に集中力を発揮して取り組める最大時間は二時間だから、二時間ごとに解放感と達成感が得られるような仕事の仕方を設計することが大切であるというものです。

もちろん二時間以上は、絶対駄目か？と言えばそんなことはありません。仕事の内容にもよりますし、知的作業者の資質にもよります。

しかし、私達の経験では、一般の人達の集中力継続最大時間は、大体二時間程度です。

これは、講演を聴く場合でも、会議に参加する場合でもあまり変わりがありません。

二時間以内なら、相当ストレスのかかる仕事でも無理なく集中力を持続することができます。そして疲労が後に残らないのです。従って、すべての知的作業は、二時間以上継続して行わせないように仕事の設計をすることが、生産性を高めるためには重要なのです。

この観点からしますと、通常の会社の勤務時間である朝九時から正午までという時間の区切り方にはやや問題があることが判ってきます。

社員の仕事の能率を高めるためには、多少のエ夫をする必要があるのですが、この点については後段でお話をすることにしたいと思います。ここでは、人間がリズムに乗って集中力を発揮すれば、驚くべき生産性の向上が実現することを理解いただきたいと思います。

小林忠嗣(著) 『知的生産性向上システムDIPS(ディップス)』
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本書『知的生産性向上システムDIPS(ディップス)』では、集中して取り組めるのは2時間と書かれていますが、2時間は結構難しいです。

まあ人にもよりますが、本当に集中して、100%に近いパワーが出せている時間は、たいてい30分ほど。それ以外は、ペースダウンしてます。

概ね、そのことだけをやり続けられる時間がだいたい2時間というところでしょうか。物の本によれば90分という説も。大学などの講義が90分前後になっているのはそのためだとか。

■がんばっても1時間以上掛かる仕事は間に合わない

たとえば、「Excel で必要なデータを抽出して、それを集計する」みたいな作業でも、どんなに締め切りピンチでも、私の場合は30分以上かかるともはや集中力がガス欠になって、1時間立てば飽きてきます。

　「火事場の馬鹿力だ〜〜〜っ」

と言っても、結局

　「ダメだ。ゴメンしよう」

になっちゃいます。

逆に言えば、事前に、あと1時間死ぬ気でやれば間にあうという状態にまで持って行っておかないと、火事場の馬鹿力は、ムダになるということです。

■ToDo は1時間〜1時間半で

私の場合、1つの作業を計画するとき、「1時間以上かかりそう」というものは2つのToDoリストを作ります。

そして、1時間見積もりに対して、1時間半のスケジュールを確保します。

いつもいつも火事場の馬鹿力ばかりでは、死んじゃいますから。

6〜7割の力で、それでもそれ以外の仕事を気にしない(気が散らない)範囲で仕事をするように計画します。

で、早く終われば、それはそれでよし。
余った時間で、次の ToDo にとりかかってもいいし、スキマ時間作業(メール処理やら事務処理)、休憩などをするようにしています。

ToDo 計画を作るときには、集中できる範囲内で、時間を余らせるように計画すると、1日がわりと気持よく終われます。

■参考図書　『知的生産性向上システムDIPS(ディップス)』

コミュニケーションがよくなり、組織全体の効率が高まる画期的な手法を展開。

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