仕事の基本ルール
スマホやPCのデータって、放っておくとどんどん増えていって、そのうち何がどこにあるのかわからなくなっちゃいます。
私は基本的には、1箇所に集めて検索ツールを使うという方法で管理していますが、それでもアプリが勝手に自分ごのみのフォルダに放り込んでくれたりして、気がついたら勝手にバカ食いしてくれてたとかいうことが時々。
■データ整理の時間を作る
毎日ではありませんが、通勤時にちょっとだけ手持ち無沙汰な瞬間があります。
データの整理整頓はこの瞬間にやるようにしてます。
ようするに、ちょっとしたスキマ時間ができたら
・携帯のアドレス帳を順番に見直す
・スマホの各フォルダのゴミ掃除をする
・PCでインターネットのキャッシュをクリアする
・個人データフォルダを眺め直す
・ファイル整理アプリでテンポラリファイルをクリアする
みたいなことをやってます。
これをやり始めたのは以下の本のおすすめ。
★P32〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓
●アドレス帳整理のノウハウとコツ
通勤中に携帯で行えることに住所録の整理があります。電波が届かない地下鉄でもできますし、一件だけ修正したり追記するくらいちょっとした時問で済みます。
転職した人がいれば修正が必要だったり、最近行かないお店であれば削除してしまうこともあるわけです。
逆に、最近連絡していないなあと思う人が見つかれば、近況を伺うメールを入れてもいいわけですよね。メールであれば、連絡をとるのも気軽ですからコミュニケーションのきっかけとして住所録を整理しながら、メールを人れてもみてはいかがでしょう。
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：(中略)
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もちろん連絡も。本田雅一さんという IT ジャーナリストの方の名前を発見したときに、そういえば、彼の本「これからスマートフォンが起こすこと。」の感想を返事してないなあとか、今度ランチでも行きましょうと連絡しようかなと考えるきっかけになることも結構あります。
普通にしていると用事があるときに目的を持ってアドレス帳を探すので、同じ人への連絡ばかりになってしまいがちですが、こうやって時冷リストを更新すれば、それをきっかけにして交流が復活するわけですね。
美崎栄一郎(著) 『通勤どこでも仕事術』
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■トリガリスト
過去記事
やりたいこと前編
やりたいこと後編
で書いたように、GTD で使うトリガリストっていうのは、忘れていたやるべきことを思い出すのにとても強力なツールです。
ただ、通常のトリがリストは、一般的な言葉しか使ってないので(そうでないと多すぎで読めない)、たまには、個別案件を思い出すトリガリストとして、PCやスマホのデータを眺め回すということをすると、意外と忘れていたことを思い出したりします。
■常に整理された状態に
仕事術でもっとも重要なことは、仕事やそれに使うデータを整理整頓することです。
コレができなければ、効率的な仕事はできません。
ただ、ある仕事をやろうとして PC を起動すれば、それ以外のこと(過去データの整理など)は目に入れたくありませんし、目的を明確にして使わなければ効率的にはできません。
なので、時間の空いた時の暇つぶしとして、整理整頓をするようにするわけです。
こうすれば、常に気持ちいい環境で使うことができますし、ファイルの一覧をちょくちょく眺めているので、どのファイルがどこにあったかという記憶をリフレッシュすることができています。探すにしても高速に目的のものにたどりつきやすくなるわけです。
■PCの整理整頓
ただ、電車の中でデスクトップPCの整理整頓を始めることはできません。
私は、TeamViewerというソフトを使って、スマホから PC をリモートコントロールできるようにしています。
TeamViewer-窓の杜
確かに文字入力をするには、スマホ経由PC操作はとってもストレスがありますが、マウス操作だけならこっちのほうが効率がいいくらい。
片手でも操作できます。
■参考図書 『通勤どこでも仕事術』
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通勤や出張、顧客先への移動時間と空間をうまく利用して、いかに楽しんで仕事の効率化を目指すかを、毎日の通勤電車、新幹線、飛行機、徒歩での移動、移動中に入った喫茶店、駅、空港など、約40項目の想定シチュエーションで説明する。
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