メールは一往復半で完了する

■スレッドが伸び続けるメール

ちょっとした質問のつもりだったのに、だんだん関係者が増え、色んな意見が出始めてやたら長いスレッドになる、なんてことが会社でよくあります。

こうなると収集がつかなくなります。

どこかで打ち切って、関係者を集めてミーティングにしたいのだけど、どんどんスレッドが伸びていると打ち切りにくいですし、あとちょっとで終わりそうなのにミーティング開催も面倒……とずるずる伸びていきます。

■メールの打ち切り時

メールでは拉致があかないからフェイス・トゥ・フェイスでと判断する契機は何でしょうか？

以下の本『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術』には、一往復半と書かれていました。

★P104〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓
●メールのやり取りを切り上げる
メールのやりとりが続くと、いつ終わらせたらいいのか迷うことがあります。

とくに札手が目上の人やお客様の場合は、「返信しないと失礼に当たるかもしれない」と不安が頭をよぎるかもしれません。

でも、新しい用件もなく「ありがとうございます」「今後ともよろしくお願いします」だけのようなメールを頻繁に返すと、しつこく感じたり、うんさりしたりする人も出てきます。

メールのやりとりは、基本的に 1 往復で終わらせて構いません。ただし、例外として目上の人やお客様には「お礼」や「受領」の返信をして 1 往復半にすると、相手に安心感と好印象を与えることができます。

原則として社内メールの場合は、効率化ありきです。そのため、「たしかにメールを受け取りました」という受領の返信を省く企業もあります。

1 通につき、たった数分であっても送受信する時間を減らしてみる。塵も積もれば山となる効果で、時間を創出できるようになります。

鈴木真理子(著) 『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術』
――――――――――――――――――――――――――――★

一往復半というと、

　発信者(教えて？)→返信者(××だよ)→発信者(○○ですね。ありがとう)

ですね。

さすがにここまでシンプルになればいいですが、なかなかそうは行かないので、私は

　三往復しても解決しない問題はミーティングに切り替える

にしています。つまり、

　発信者(教えて)
　↓
　返信者(××だよ)
　↓
　発信者(××なら○○は？)
　↓
　返信者(おなじ。××でいいよ)
　↓
　発信者(結局、××なのね？)
　↓
　返信者(うん。あってる)
　↓
　発信者(了解。ありがとう)

という形で、やり取りとしては

　質問→回答→お礼

の三回までということです。

これを超えるようなら、たとえば、発信者(結局、××なのね？)　に対して、「いいえ」と返ってきた時点で、三回では終わらないことが確定なので、「じゃ、悪いけど一度打ち合わせさせてください」と返信して、共有のスケジュールに打ち合わせの案内を入れます。関係者(発言する可能性のある人)も同時に入れます。

そしてミーティングが終わったら、議事録やまとめを今までの受信者宛に投稿すれば完璧。

三往復してもそのままやり取りを続けると、打ち切りのタイミングを逸して、ずるずる長くなる可能性が高いようです。

■長文は電話で

もうひとつ、メールのスレッドが長くなる原因に、

　・複数の質問
　・理由とか背景の質問

があります。

「なんで？」みたいな質問は、簡潔に答えるのは案外難しいですし、長文になると入力する手間だけでも大変なので、電話で質問します。

質問する側は簡潔なのでいいですが、回答する側に負担になるんです。

もちろん相手の負担を考慮するというマナーレベルの話でもありますが、私は自分のためにこうするようにしています。

つまり、相手に「たくさん書く」負担があるような質問を投げると、相手は面倒なので、作業を端折ります。作業を端折ると正しく伝わらず、後々の誤解や失敗の可能性があるので、自分の聞きたいところをきちんと聞ける口頭のほうが、より確実だからです。

マナーの話でもあるので、他の人にも知ってほしいときには、質問者が確認の意味も含めて要約してメールで発信するべきで、回答してくれる人に負担をかけないようにしたほうがいいです。

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本件、先ほど○○さんにお電話しまして、以下の様な理由でした(○○さん、私の理解が違っていたらコメントください)。
――――――――――――――――――――――――――★

みたいなメールを一本入れておくと、後々困らなくて済みます。

これが、「説明が長すぎ。もうちょっと要約して」とかをメールで返されると、「オマエ、何様よ？」と思っちゃいますね。

■参考図書　『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術』

立ち読み可

残業せずに仕事を速くこなして成果を上げる。 これは今、すべてのビジネスパーソンに求められる働き方です。 本書は、それを叶えるための時短仕事術をテーマにしています。 本当は業務上「やらなくてもいい仕事」や「手間をかけなくてもいい仕事」に、 時間がとられてしまい、毎日残業をしてしまうというようなビジネスマンは多いでしょう。 本当にやらなければいけない仕事に集中するためには、仕事のプロセス上の余計な作業をやめる、 仕事自体を簡易的な形式にかえるなどが必要です。 仕事を効率的にやりながらも、結果をきちんと出す方法を77項目で解説しました。 各項目にはすべて図版が載っているので、とても分かりやすく学べます。 残業が続いて疲れている人、もっとテキパキ仕事を片づけたい人、 仕事にやりがいを感じたい人、私生活も充実させたい人、必読。

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●本書を引用した記事
　待ち時間で整理整頓清掃清潔
　添付ファイルのパスワードをメールに書いてはいけない
　標準時間を持つ
　メールは一往復半で完了する
　メールに「お疲れ様」は不要？
　上司だって仲間に入れてほしい

●このテーマの関連図書

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