添付ファイルのパスワードをメールに書いてはいけない

メールに添付ファイルを付けるとき、パスワードで保護してますか？

まあ、送信先を間違えて、相手にそれを見られたとしても困らないようなファイルはかまいませんが、イマドキ、インサイダー情報になりそうなものや個人情報に関するデータは、何らかの保護をしているというポーズも必要みたいですね。

■ポーズだけ？

大抵「これってポーズだけ？」と思える原因が、

　パスワードは別メールにて

と書いておいて、自分のメールに全員返信をつかってパスワードを送付してくるような場合。

送信先を間違えるリスクがあるので、別メールにしているのに、返信機能を使ったら、送付先が間違っている事自体を引き継いじゃうでしょ…。

ちゃんとパスワードを別に新規作成して送る場合でも、結構手間でですね。

私は本書『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術』のススメに従うようにしています。

★P32(17)〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓
●添付フアイルのパスワードは送らない
メールで送る添付ファイルに、パスワードをつけてセキュリティを守ることがあります。

そのハスワードは、メールを別送して知らせるのが一般的ですが、手間がかかるのも事実。

できれば、作業を減らしたいものです。受け取ったパスワードでよくあるのは、「当社の電話番号末尾 4 ケタです」というもの。ただ、送信メールの署名にあれば一目瞭然なので、誤送信した相手でも簡単に開けてしまいます。

これではパスワードを設定する意味がありません。おすすめしたいのは、メールの受け手の「携帯電話番号末尾 4 ケタ」にすることです。

これなら木人以外の第三者にはわからないはずで、情報が守れます。

もちろん、相手の携帯電話番号を事前に知っておく必要はありますが、バスワードだけを知らせるメールを、もう 1 通送らずに済みます。

「後ほどパスワードをお送りします」と書いてあるのに、送り忘れる人が意外と多いのです。

1通のメールに用件、添付フアイル、パスワードのヒント、この 3 点セットを盛り込むと、続けてパスワードだけを知らせるメールを送る時間がなくせます。

鈴木真理子(著) 『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術』
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つまり、パスワードは添付ファイルを見たい相手と自分にしかわからない何かにするという方法です。

たとえば、

　・相手の誕生日
　・相手の部門コード
　・つねに同じ相手には同じパスーワードを使う
　・同じチームなら、チーム内で事前に取り決めておく

などなど。

■zipのパスワードは無意味？

ただ、実際システム屋の見地から言えば、ZIPなどのパスワードは簡単に破れます。大して難しい方法ではありません(ここでは書きませんが…)。なので、自分にとっては、パスワードを掛けること自体は、「ポーズ」は言い過ぎにしても、まあ、日本の商習慣だから程度です。

調べてみると、

　「続けてパスワード送付」欧米でまったく使われないワケ
　http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/1509/18/news016.html

みたいな記事もあります。
確かにそう言われてみれば、欧米の人からパスワード別送のメールって受け取った記憶がありません。
※この記事が事実なのかどうかはちゃんと確認してません。

本当に保護したいデータなら、メールで送ること自体が間違ってます。

ちゃんとセキュリティの確保されたサーバにおいて、アクセス権限を設定するのが確実です。
社外に対してもそういうサービスを提供している会社も多くあります。
いまなら、クラウドでユーザ認証させるのが一番確実。

わざわざパスワード付きの ZIP ファイルを作ってメールするなんて、お互いに手間が増えるだけなのかも。

■参考図書　『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術』

立ち読み可

残業せずに仕事を速くこなして成果を上げる。 これは今、すべてのビジネスパーソンに求められる働き方です。 本書は、それを叶えるための時短仕事術をテーマにしています。 本当は業務上「やらなくてもいい仕事」や「手間をかけなくてもいい仕事」に、 時間がとられてしまい、毎日残業をしてしまうというようなビジネスマンは多いでしょう。 本当にやらなければいけない仕事に集中するためには、仕事のプロセス上の余計な作業をやめる、 仕事自体を簡易的な形式にかえるなどが必要です。 仕事を効率的にやりながらも、結果をきちんと出す方法を77項目で解説しました。 各項目にはすべて図版が載っているので、とても分かりやすく学べます。 残業が続いて疲れている人、もっとテキパキ仕事を片づけたい人、 仕事にやりがいを感じたい人、私生活も充実させたい人、必読。

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●本書を引用した記事
　標準時間を持つ
　待ち時間で整理整頓清掃清潔
　添付ファイルのパスワードをメールに書いてはいけない
　メールは一往復半で完了する
　メールに「お疲れ様」は不要？
　上司だって仲間に入れてほしい

●このテーマの関連図書

やり直し・間違いゼロ絶対にミスをしない人の仕事のワザ…	絶対に片づく整理術	結果を出して定時に帰る時短仕事術
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