会議などで、
「ちょっと確認して、後ほど報告します」
「じゃ、宿題ということで…」
なんていう会話がよくあります。
■ちょっとで済むことをあとでやるの？
でも、よく考えてみれば、「確認すること」自体に時間がかかるわけではありません。
たとえば、「●●さんに電話をして聞く」とか「××ファイルに書かれたスケジュールをチェックする」みたいな作業が意外と多いんですよ。
もし、その作業を5分で終われると思ったら
「あとで」
と言わずに
「5分お待ち下さい」
と言ってしまったほうが簡単に済みますし、タスクリストに追加をしなくても済みます。
タスクリストを編集するというのは、
その事自体は成果を産まないんですよ。
会議のコスト、などという表現で、「出席者×出席者1分あたりの費用」を計算してみせるなんていうパフォーマンスがありますが、出席者が仕事をしている時間の機会費用なだけであって、会議に出席しなかたら、それだけの成果が出せるかなんて、証明のしようがありません。
それよりも、その場で宿題をやっつけてしまったほうが(これを「宿題」というかどうかは別ですが)、後腐れないですし、余計な手間も必要ありません。
調べたり、電話したりしているうちに会議を進めてもらって、会議が終わるまでに「××でした」と結果を報告すれば、あとから「なんで、○○さんに電話するんだったっけ？」と考えなくて済みます。
実際に 5 分で終わらなくても、会議が終わるまでに完了すればいいんですから。
■2分ルール
GTDで「2分ルール」というのがあります。
「2分で済むことなら、タスクリストを作らずにその場で解決しちゃいましょう」というルールなのですが、私は2分で済むことがあまり多くないので、ちょっとだけ時間を伸ばしてます。
目安は3〜5分。感覚的に簡単に済みそうだなと思ったらとっとと初めてしまいます。
これをあとからやろうと思うと、メールにフラグをつけたり、タスクリストに記入したりしないといけません。
タスクリストを開いて、書き込んで、保存して、という作業が面倒くさいからです。
タスクリストは増やさないことを考えないと、そのうちにパンクします。
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