他の人の PC 画面を見ると、メールクライアントが立ち上げっぱなしになっている人が結構います。最小化されているわけでもなく、デスクトップにど〜んと。
新着のメールがあるかどうかがわかるように、実際に作業している Excel はちょっと小さくなってしまっていたりして…。
これじゃあ効率が悪いだろう…と思うのは、私が時間貧乏だからだろうか…
■メールはすぐに見るな
過去記事でも何度か書いてますが、
メールのGTD メールの自動受信はオフにしておきなさい メールの処理 メールはプルシステム1 メール処理のドツボ私は、ある条件が成立するまで、原則メールはチェックしません。当然、「新着メールがあります」などというメッセージも表示させません。
効率を悪くするパターンは
・メールが来たので一旦作業を中断する ・メールを読む ・急ぎではなさそうなので後で返信しようと思って閉じる ・後でメールを読み直して、返信の必要・不要を判断するこうなると、じきにメールチェックだけで1日の仕事が終わってしまって、すごく仕事をしたような気になるけど、何も結果が出ないという状態に陥ります。
メールが着いたら直ぐに見ること自体は悪くありません。
問題は、今やっている作業を一旦横においてしまうことと、「見るだけ」という結果のともなわない行為を何度もすることです。
もちろん、急ぎのメールもありますので、「チャット」レベルでメールに返信する必要があることもありますが、99.9% のメールはそうではありません。0.1% を救うために1日を犠牲にする必要ないんですよ。
どうしても至急なら、電話でもしてきますよ。きっと。
■返信を急げ
逆に、一旦メールを見たら直ぐにそのメールをやっつけてしまう(対応済み)にしてしまうと、メールを2度、3度と読む必要がなくなります。
メールの処理で、自分が何か返信しないといけないものであれば、直ぐにできるかどうかを判断して、直ぐにできなければ、タスクリストに放り込んで、メールには××までに返信しますと返信してしまいます。
直ぐに応えられるものについては、すぐに返信します。返信の送信が終わるまでは他の作業はしません。
返信が必要なものは、とにかく、すぐに返信をするように心がけてます。
何もする必要がなければ、削除しちゃうかアーカイブに放り込んで終わり。
■集中する、完了させる
まあ、何をするにも言えることなのですが、
・集中してやる ・完了までやることを旨としていると、すごく効率が良くなるようです。
メールにしても SNS にしても、相手から「読んでない」「返事が遅い」などと思われると困る、というのは確かに感覚としてはあるのですが、その結果1年かけて、メールに返信できるようになったでは、評価してもらえませんしね。
ちなみに、最近は会社支給のスマホを使うようになったので、こっちのチャットソフトも多用するようになってきましたが、通知は無視してます(これも一定時間ごとにはチェックしていますが…)。
◆このテーマのおすすめ図書
■同じテーマの記事
Excel上でマウスを使った簡単な便利ワザをご紹介します。連番を簡単に入力する(オートフィル)セルに数字を書いて、そのセルの右下でマウスカーソルが "＋" になったところで下へドラッグすると、ドラッグした範囲にその数字がコピーされますね。これを使うと、あとでその数字を連番に変更する事もできるのですが、CTRL キーを押しながらドラッグすると、連番になります。CTRL キーを押すのが面倒なときは、縦方向の 2 つのセルに順番に１、２と書いて、..
いろんな仕事ををしている人でも、仕事を分割していくと、結構な量の定型業務に行き着きます。結局、仕事を速くするためには、パターンの決まった業務をいかに素早くやれるようになるかと、無駄な仕事をしないことです。本日は、仕事を早く終わらせるための基本的なアプローチ方法について。標準時間製造の作業は、標準作業と標準時間から出来上がっています。標準時間は、非常に単純な作業(たとえば、「電動ドライバを持つ」とか)の時間からできていて、複雑な..
会社で会議をすると、会議ごとに議事録を作ってますよね。あれ活用されているのでしょうかね？エビデンスと周知のための議事録議事録には２つ目的があって、ひとつはエビデンス。つまり、だれが何を言ったのかの証拠です。あとで「言った、言わない」のトラブルになったり、決定事項の背景を会議に参加していない人にも通知する役目です。この目的であれば、会議に参加した人は議事録を見る必要はありません。その場にいたのでより詳しく知っているはずですから。逆に会議に参加していない人で何らかの影響..
会社で会議をすると、会議ごとに議事録を作ってますよね。あれ活用されているのでしょうかね？エビデンスと周知のための議事録議事録には２つ目的があって、ひとつはエビデンス。つまり、だれが何を言ったのかの証拠です。あとで「言った、言わない」のトラブルになったり、決定事項の背景を会議に参加していない人にも通知する役目です。この目的であれば、会議に参加した人は議事録を見る必要はありません。その場にいたのでより詳しく知っているはずですから。逆に会議に参加していない人で何らかの影響..
過去記事でも、「年上の部下」「年下の上司」について色々書きましたが、ちょっとおもしろい考え方が『課長のルール』という本に書いてありましたので共有。できる上司は部下を信頼しない「年上の部下」というのは、上司本人から見ても扱いにくいものではあります。だからといって、それがマネジメントできなければ、上司としての評価が落ちてしまいますので、なんとかしないといけないです。とくに昔のように年功序列がはっきりしていれば、そういうシチュエーシ..
優先順位って簡単な言葉で説明できますか？ 仕事をする上で、たったひとつのタスクしかない状態はありません。たいていは、アレもしなきゃ、これもしなきゃ、状態で、「から手を付けよう」と決めてかかりますよね。上司からも「を優先してやってくれ」と言われたことも多いと思いますが、本当に優先してますか？優先事項があるときは他の仕事をしてはいけない単純に言えば、優先順位をつけるというのは、その第１番目のことが終わらなければ、それ以下の..
個人であれ、組織であれ、重要なことはおきたことから教訓を得て教訓から次の行動を帰ることです。それをしなかったら、おそらく成功はしないでしょうし、成長もしないでしょう。そういう意味で、振り返りはとても大切だと思っているのですが、どうも「振り返り会」をすると、ほぼ「反省会」になっちゃう。失敗したこと、うまく行かなかったことはもちろん、同じ失敗を繰り返さないように工夫しないといけないのは確かですが、反省ばかりしていると、そのうち..
海外でやったことはありませんが、国内の場合は、使用する交通機関やホテルに無料会員の制度があれば、ほぼかならず登録しています。無料会員のメリット会社によっていろいろですが、無料会員のメリットは・複数回使用することでポイントが貯まる・ちょっとだけ良いサービスが受けられる・予約時に優先予約ができるなどです。会社で会員登録しているような指定ホテルの場合はどうしようもありませんが、そうでなければ自分の名前で登録すると、あとあといろ..
話をしていて、どこまでが雑談でどこからが本題なのかわかりにくい人がいます。正直いってしまうと、私はこういう人が苦手です。どちらかと言えば、雑談しかしない人か、いきなり本題に入る人のほうが相手しやすい。雑談モードのときには、あまり相手の話を正確には聞いてません。単語単語のところどころを聞き取って、それに関連する話題を投げ返しているだけです。一方で本題モードのときには、相手の話を「てにおは」まで含めて正確に聞き取ろうとします。キーに..
ネットで欲しい情報を探していて、「お！これは！」と思ってリンクをクリックしたら404Not Foundに引っかかることが度々あります。これは、リンク先のページが削除されてしまっていて、Google などの検索ツールにはキャッシュされているものの元のページがない、という状態。いわゆる「リンク切れ」ってやつですね。Google で検索したときには、検索結果ページの下の方に「キャッシュ」というリンクがあって、これをクリックすると Google がキャッシュしたデータ..
私個人の場合、年に1,2回くらいは携帯を忘れて会社に行くことがあります。たいていは、夜充電をして、朝出勤時にカバンに入れ忘れる、というのが私のいつものパターン。会社について、カバンから携帯を取り出そうとした時点で、いつも入れているカバンのポケットにない！、「あちゃ〜、忘れてきた…」と。一方、私の家内はというと、出かける前に携帯を持っていないことに気がつけば、「携帯がない〜」と言いながら家中探し回って、出かける時間がどんどん遅れていくということがあります。出かける前に気..
仕事の基本ルール
