期限はローリングで解釈する

よく「今週中にやります」とか言ってません？

私は過去にこれでよく失敗しました。

■今週中はあと何日？

多分、今日が金曜日なら、きっと「今週中に…」とかは言わないでしょう。金曜日の午後5時は、今週中が終わるまでにあと1時間しかありませんから。

ただ、水曜日や木曜日だと、意外と軽く「今週中…」と言っちゃうかもしれません。木曜日で「今週中」と言っちゃうと、「明日中に」と言っているのと同じなのですが、言い換えると結構「やばい…」と思ったりしませんか。

ところが「来週中に」というと、相手が「え〜。そんなに掛かるのかよ」と文句を言うこともあります。

ですので、私はある時期から「今週中に」という期限を言わなくなりました。

■必要時間から計算する

結局、何をするにしても、時間は必要なのですが、その期限をどうするか問われたときには、「××営業日」という答え方をするようにしています。そのまま「××営業日」というと結構手間なので、「来週の木曜日」とか換算はしないといけませんが。

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まずは自分のやるべき仕事や行動を把握するために、やるべきことをすぐに思いつくままに書き出す習慣を身につけよう。

新しくやるべきことができたら、即座に手帳を開き、 ToDO 欄、メモ欄などのリストに加えるようにしたい。

リストアップができたら、次はいつその仕事に取り掛かって、いつまでに完了させるか計画を練る。

TODO リストは、優先順位で予定を組む。

優先順位は、案件の「重要度」とともに、作業の締切、つまり「緊急度」を念頭に考える。

左べージのマトリックス表は、縦軸を重要度、横軸を緊急度にとり、それぞれ 3 段階で分けて 9 つのランクに分類している。

自分でリストアップした TODo のランクを見極めで、それを書き込み例のように TODo リストに書き込んでおくとよい。

重要度の高い A ランクの仕事は、いつやるかを必ず手帳に記入しておきたい。

A1、B1のように緊急度が高くなってしまう前に、「A2、B2までに完了させるという意識をもってスケジューリングする。

ToDoをマトリクスに落としたスケジュールはをマトリックスに落としたスケジュールは、必ず 1 日や 1 週間の終わりにチェックして、やり残しがないか確認する。

ToDo のチェックリストは、必ず手帳で一元管理したい。

一番わかりやすいのはスケジュール欄と同じべージを利用することだ。

メモ欄の余白にチェックリストを作れば、その日の予定と ToDo をひと目で確認することができる。

※注：
※本書では、重要度を3つに分け、重要度が高いものから、A,B,C のランクをつけています
※緊急度も同じく3つに分けて、１：今日中、２：今週中、３：来週以降にしています。
※ですので、本書における A2,B2までというのは「重要度が高いか、そこそこで、今週中の仕事」ということです。

日本能率協会マネジメントセンター(著) 『手帳300%活用術』
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本書で、緊急度が「今週中」になっているのは、実は月曜日にこのマトリクスを作る分にはいいですが、金曜日にこのマトリクスをみても、月曜日の仕事が見えません。

マトリクスという発想自体はすごく良くて、すぐに手を付けなければならない仕事(タスクやToDo)は何かがひと目で見つけられます。

一方で、期限が「週」という構造に縛られてしまうと、週の区切りがどうしても境界線となってしまいます。

本来仕事は短期的には連続しているのが通常なので、週とか月とかいう概念では切りにくいんですよ。

それをカレンダーで管理しようとすると、冒頭の「今週中に…」という結果になってしまいます。

■スケジュールはローリングで見られるようにする

ローリングと言うのは、ある起点を先頭にして、いつも同じくらいの長さの計画を管理することです。

例えば、1週間という時間管理をするなら、月曜日には次の月曜日まで。火曜日には次の火曜日までが管理対象です。

1ヶ月という長さであれば、今日が1月1日なら2月1日まで。1月2日なら2月2日までと起点が変われば、終点も同じ長さだけ変わるようにしておくことです。

手帳やカレンダーみたいに物理的な管理帳ではこれはできません。今日が水曜日だからといって、水曜日始まりのカレンダーには変化してくれませんから。ExcelなどのPCツールが適切だと考えます。

Excelだと簡単で、「ピボットテーブル」を使えば、本書のような状態が今日を起点として××営業日以内、とかいうふうにできます。

私は見やすくするために、「バブルチャート」を使って、重要度、緊急度、必要時間がひと目で見られるようにしています。
長くなっちゃったので、タスクリストのバブルチャートの作り方はまたそのうち。
※バブルチャートは
※　データをバブルチャートで表示する―マイクロソフト
※で見てみてください。

■参考図書　『手帳300%活用術』

ベストセラー『手帳200%活用ブック』では7人の「手帳達人」の実践例を中心に、時間管理をはじめとするさまざまな手帳の使い方を紹介いたしました。
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