仕事の基本ルール
実際、揃っていない事自体には大して問題があるわけではないのですが、どうもきれいに端が揃っていない資料は居心地が悪い。
もしかしたら、私だけなのかもしれませんが、こういう資料を見せられたときに、意識が「図の配置」に行ってしまうようなものは、プレゼンの主旨に出席者を集中させることができていない、という意味でマイナスなのかもしれません。
■きれいに揃ったものを「座りがいい」と感じる
プレゼン資料を作るときに、細かな位置関係を微妙に揃えるというのは結構面倒くさいです。
パワーポイントには、「グリッドとガイド」という機能があって、ここの設定で
・移動させると近場にある他のオブジェクトとの位置関係が表示される（ガイド）
・グリッド線が表示されて、そこに合うようにオートシェイプ持っていくとぴったり合わせてくれる
という機能があります。
使っている人も多いのではないかと。ところが、作業画面が小さかったりすると、この位置にマウスで移動させるのが微妙に大変。
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図解やチャートの印象がガラリと変わる意外なポイント―それが配遣です。
図形が整然と並んでいる図解は、いい意味での緊張感があり、気持ちがいいもの。みなさん、「当然だろう」と思ったはずですが、実際に図形を整然と配置する人の方が少ないのでは。
「わかればいいんだよ。 時問があればそこまでやるけど、なかなかね…」
という意識で、それほど重要なこととは思っていないのではないでしょうか。
しかし、ばっと見の印象は重要。きっちりと作れば、評価は確実に上がります（この第一印象が与える影響のことを、「ハ口ー効果」といいます）。
図形をきれいに配置するといっても、ひとつひとつの図形を、注意深く配置していけ、ということではありません。
時間がかかりますし、そもそも手作業の正確さには限界があります。
整然と並べたい図形を同時選択したら、リボンの「配置」ボタンをクリックし、メニューの「配置」から、「左揃え」「 L 揃え」「左右に整列」を選ぶーそれが基本です。
ただ、いちいちこうした操作を行うのは、多くの方が感じている通り面倒です。
そうした要望が多かったのでしょう。今のオフィスは、マウスでドラッグすると、他の図形との位置関係を示すガイドラインが表示されるようになりました。
人の顔で、「耳の位遣を揃えたい」といった場合は、このガイドラインをもとに、配置するのが手っ取り早いでしょう。
では、「本来の判配置」機能はいらなくなったのか、というとそうではありません。例えば、横・列にフロー図を作成する場合、どれくらいの問隔を持たせて図形を配置すればぴったり紙に収まるかはわからないもの。
最後の図形を右端の適当な位潰に置き、すべての図形を同時選択して「左右に整列」を行えば、等問隔で整然と並びます。
このように、図解やチャートを仕上げるときには「配置」が大いにに役立ちます。
中山真敬(著) 『基本図形の使い方で劇的に変わる! 図解力を10倍高める本』
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本書のように、「配置」→「中央揃え」「右端揃え」を使うと一発で位置が合います。
ちょっとしたコツなのですが、
・オートシェイプの大きさを揃える
・オートシェイプの位置を揃える
というのは、見ている人に安心感を与えます。
プレゼンの本質とは違いますが、このざっくりしたイメージって地味に重要なのかも。
■一気に大きさを揃える方法
パワーポイントは、マウス操作が非常に多いソフトのひとつですが、キーボード操作を覚えると、位置関係をわりと簡単に調整できるようになります。
本書『基本図形の使い方で劇的に変わる! 図解力を10倍高める本』にもあるように、位置を揃えるのもひとつですし、大きさを揃えるのもマウスでやるよりキーボードでやったほうが正確です。
複数のオートシェイプの大きさを揃えるときには、複数個のオートシェイプを選択しておいて、リボンの「描画ツール」→「書式」タブを開いてやると、右側に「サイズ」のテキストボックスがあります。ここに直接数字を入力すると、すべてのサイズを一気に変えることができます。
私の場合は、
・基準にしたいオートシェイプを選択する
・リボンの「描画ツール」→「書式」タブを開く
・右端の「サイズ」グループで、大きさを覚える(クリップボードにいれる)
・その他のオートシェイプを選ぶ
・クリップボードに入れた大きさを、サイズのテキストボックスに貼り付ける
ってやります。そうすると全部のオートシェイプの大きさが一気に揃います。
■参考図書 『基本図形の使い方で劇的に変わる! 図解力を10倍高める本』
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●本書を引用した記事
図解のコツ1：カタマリを作る
図やチャートをきれいに整列させなさい
プレゼン資料にネットで拾ったイラストは使うな
図解とは位置・配置に情報を盛り込むこと
プレゼン資料でオリジナルのオートシェイプを使う
ニュートラルなイラストを使う方法
パワポで同じような図形を並べるときは、「配置」で揃える
図解のコツ5：配置を試行錯誤する
図解のコツ3：キーワードを抽出する
図解のコツ4：配置を決める
●このテーマの関連図書
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