仕事の基本ルール
上司になにかの相談をするときには、原則上司に打ち合わせの予約を入れるようにしています。
もちろん、緊急事態であったり、至急決済がっほしいなどというときには、いきなり話しかけることもありますが、上司には上司の都合や仕事のタスクがあり、表面上はいざしらず、いきなり何十分も時間を取られるのはあまり気持のいいものではないからです。
単なる報告だけで、1〜2分で終わるようなものなら、基本はメールで済ませます。
※まあ、そのときに上司が他の緊急事態を抱えていれば別ですが。
■基本は面と向かって
基本的には相手が上司であれ、同僚であれ、部下であれ、報連相の基本はフェイスツーフェイス、「面と向かって」です。
これは効果が結構高くて、
・自分の存在や、自分の業務の重要度を認めてもらう
・その業務に対する相手の思惑を汲み取る
ことができるようになります。ただ、何十人も部下を抱える身で、一人ひとり毎日10分づつ話をする時間を取ったら、それだけで1日が終わっちゃいます。
なので、こういうのをいかに、業務に支障がない範囲で効率化するか、ということも仕事の効率課の一つですね。
そのための方法が、アポイントメント(予約)です。
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メールが重要となった今でも、口頭の報告・連絡・相談、いわゆる報連相は重要です。
どちらが大事ということではなく、「メールも口頭も大事で、それを両方行なう必要があります。」
こでも、ちょっとした「ひと手問」で、報告がうまくでさるかできないかが決まってきます。
これは、報告・連絡・相談それぞれに共通することですが、ここでは報告の場面を想定してみましよう。
こんなシーンを想像してください。きっと、どなたにも起こり得るシーンだと思います。
あなたは、上司に大事な案件を報告したくて、朝から機会をうかがっています。しかし、朝からずっと忙しそうな上司には、ひっきりなしにいろいろな方が話しに来るし、電話もしょっちゅうかかってきているため、なかなかタイミングが合いません。
もちろん、自分もずっと座って待っているわけではないので、両者のタイミングを合わせろ！」とは、至難の業のように思われます。
しかも、上司は短気です。これまで何度も、「こんなときに話しかけるな！」と怒鳴られた経験があります。
それを思うと、なかなか話しかけられないのですが、報告が遅れるとさらに怒られそうな気がして、どんどん気持ちが焦ってしまいます。
このような悩みを、ご相談いただくことがよくあります。実は、私自身も同じような経験を数多くしてきています。そして、実に簡単で当たり前のことを上司にはしていなかった、ということに気がつきました。
それは、「アポイント」を取るということです。
確実にお客様に会うためには、突然の訪問はしないはずです。当然、事前にアポイントを取ります。
しかし、社内で同じフロアにいる L 司に、「アポイントなんて必要なの？」と思われるかもしれません。しかし、これが有効なのです。
それは、「アポイント」という名目の、相手への「配慮」となるからです。
たとえばこんなイメージです。
「新名部長、たいへんお忙しいところを恐縮ですが、今日どこかで ABC 商事の件で報告をさせていただきたいことがあります。お忙しいと思うので、部長のご都合のよいお時間をお教えいただけませんでしょうか？ 10 分ほどでけっこうです」
たったこれだけのことです。
ここでのポイントは 3 つです。ひとつは、今なくていいと断っていること。二つ目は、何の案件かということを明言すること。３つ目は、相手の時問に委ねるということです。
新名史典(著) 『上司を上手に使って仕事を効率化する「部下力」のみがき方』
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■話すことを事前に整理する
本書にあるように、上司への配慮もあるのですが、私はどちらかと言えば、自分のためにアポイントメントを取るようにしています。
つまり、「こんな事報告しなくちゃ」「アレを相談しなくちゃ」と頭で考えただけでいきなり上司に話しかけたりすると、結構とりとめのない説明をする羽目になります。
私は頭の回転が良くないので、ぶっつけ本番で、いらないことを言ったり、余計な一言で上司に怒られたりすることがよくありました。
上司がにこやかに聞いてくれていると、「冗談の一つも言わなくちゃ」などと余計な気を回してご不興を買ったり、必要なことを言い忘れて、あとでもう一度話に行くことになったり…。
なので、アポイントメントの時間までに話すことを箇条書きでもまとめておく、できたら簡単なパワポのスライドにしておくなどとやると、抜け漏れがなく短時間で必要な情報が伝えられるようになりました。
上司のためではなく、自分の時間の効率化のために、人と話をするときにはアポイントメントを取るようにしてみてはいかがでしょう。
■参考図書 『上司を上手に使って仕事を効率化する「部下力」のみがき方』
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●本書を引用した記事
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面接で「年上の部下・担当者への接し方」を聞かれたら2
部下力のみがき方1：部下力のみがき方
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部下力のみがき方3：キーメッセージ
報連相の手段―上司を捕まえる
不快な状況を受け入れない
新しいシステムには一番協力してほしい人の名前を入れる
上司にお願いする作業は分解してから渡す
●このテーマの関連図書
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