2017年07月24日

気をつけなくていい方法を考える

「大変申し訳ありませんでした。以後気をつけますのでご容赦ください」

まあ、ビジネスマンの常套句ですね。

私は週に1回は言ったり、書いたり、聞いたりしているような気が…

■気をつけられるのか?


他人のことは言えませんが、こういう場合って、たいてい再発します。「気をつけている」ときはいいのでしょうけど、気をつけなくなった途端に、やらかすのですよ。

なので、もしこのセリフを自分が言われたときには、

 「気をつけなくていいから、もう2度と起きない方法を言ってくれ」

といいます。自分が言うときには

 「以後は○○のようにしますので、再発しません」

を言います(これは要求されたときだけ)。

だいたい、私レベルの人間なんて、しょっちゅう何かに失敗してます。

 締め切りを忘れてた
 返信を忘れてた
 打ち合わせがあることを忘れてた
 メールに添付すると本文に書いておきながら添付ファイルをつけ忘れた

パターンを数え上げればきりがありません。

まあ、これほど注意散漫な人間が、気をつけたって知れてるわけ。過去の失敗を全部気をつけてたら、くっつける「気」だけで今日の仕事は終わっちゃう。


■やり方を変える


なので、私は気をつけなくていい方法を必死に考えます。
これが過去記事にあるようや、ちょっとしたノウハウだったりします。

たとえば、「メールの添付ファイルをよく忘れる」のは、メールを書いてから添付ファイルをつけようとするからです。
添付ファイルを付けてから本文を書けば、忘れることはありません。

だって本文を書かずにメールを送ってしまった経験は少ないでしょう?
※「ない」と言わずに、「少ない」というあたりが、経験を物語っているな…

なので、「ファイルを添付します」というメールを書こうとしたら、

 メールを開く(新規/返信)
 エクスプローラを開いて、添付するファイルをD&Dする
 本文を書く
 送る

の手順で書くわけです。

さらに最近は、本文の最後に添付ファイルのファイル名とコメントを書くようにもしました。

これは以前から複数の添付ファイルのあるメール書くときには、書くようにしていたのですが、単独ファイルでも

☆――――――――――――――――――――――――――
添付ファイルは以下のとおりです。

 ○○○○.xlsx シート「×××」にご要望のデータがあります
――――――――――――――――――――――――――☆


みたいに書くようにしたら、添付ファイル間違い(別のファイルを送ってしまう)がほぼなくなりました。

正確にコメントを書こうとすると、添付したファイルを一度開いて中身を確認するという作業をするので、間違いが減るというわけです。

他にも

 締め切りを忘れてた
  → 毎日のレビューで期限アラームがないタスクを残さない
 返信するのを忘れてた
  → 返信が必要だと思った時点で、フラグを付けてタスク化
    フラグのあるファイルは1時間後にアラーム。完了まではアラームが消えない
  → 即座に返信を書く。返信を書くまでは次の作業をしない

などなど。

■気をつけなくていいからやり方を変える


「気をつける」という行為は、努力と根性、気合に由来するものです。

すくなくとも私にはそんなものはほぼありません。なにしろ、「少しでも楽をすることが仕事人生の目標」なので。

だから、「普通にやっていれば最も失敗が少ない」ちょっとした方法を考えて、それに改善を加えていくことで、結果的にミスの少ないやり方になっていきます。これなら、頑張らなくていいからちょっとだけ楽ができます。


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