仕事の基本ルール
何かを記録するときには、「メモ帳」を使います。たまにはスマホの録音機能やスマホのメモ帳。
そして、「メモ」から
・時間に関する情報を抜き出してスケジューラ
・知識・思考に関する情報を抜き出してノート
・関連情報や外部情報として OneNote などの情報収集アプリ
に移動をさせています。
手帳の機能はこれらの、スケジューラ、知識、情報を全部詰め込んだものなのですが、これが一つになっている意味は感じませんので、それぞれに都合の良いツールを使っているだけです。
■複数の手帳・データベースを持ってはいけない
ちょっと古い本ですが、『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!』という本に、こんな記述がありました。
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●手帳と日記のコラボレーションが対人力を育てる
ビジネスパースンの 3 種の神器は何度もいうが、「手帳、ケータイ、名刺」である。神器というほど大切なものなのだが、たいていの人はそれぞれをーつ（ー種類）しか待ち合わせていないはずだ。
「いや、名刺はケースにたくさん入れてるよ」
と反論するかもしれないが、種類はーつだけではなかろうか。
「名刺術」の本を書いたことがあるわたしですら、 2 種類しか持ち合わせていない（男性と女性で使い分けている）。
ケータイはもちろん、ひとつだ。
ところが、手帳を何種類も使っている人が少なくない。「プライべート用」と「ビジネス用」の 2 種類を別々に使い分けるとか、投資の収支メモ用には「株式手帳」、そして趣味では「釣り手帳」という具合である。
さすがに「年金手帳」「母子手帳」を使い分けている人は知らないが…。
このように、 2 つの手帳を使うことはロス以外の何ものでもない。
人生はひとつ。１日 24 時間をやりくりするのは自分。だから、かけ持ちするわけにはいかない。書き込むスペースが足りなければ、 A4 サイズの手帳を使えばたっぶりメモできる。 1 つの手帳ですべて管理することが正解なのだ。
中島孝志(著) 『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!』
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ちょっと今のテクノロジーに置き換えて言えば、ひとつのアプリ、ひとつのデータベースにすべてを詰め込むということでしょうかね。
PCのフォルダなどでもそうなのですが、私は「分類する」ということがすごく苦手です。
××プロジェクトのプレゼン資料
っていうと、××プロジェクトのフォルダに入れたくなりますが、探すのは「去年使ったプレゼン資料」だったりします。そうすると、見つからないのですよコレが。
つまり、分類というのは、そのときに考えていたその対象の属性でしかなく、属性なので複数の属性を持っているわけです。そのひとつを軸にしてしまうと、べつの軸で考えているときには、前に考えた軸は役に立たない。
だから、検索ツールを強化する方向にして、「分類しない」という分類をしているわけ。
手帳にしてもどうようで、目的別に分けると、「考えたこと」の軸ではもう整理ができません。
なので、私は、Microsoft のクラウドに全部放り込む。そのときに必要な属性をその都度追加していくという方法を取っています。メールもアウトルック、ノートや写真は OneDrive。で、バックアップに Google を使うと…。
■情報は転記してこそ
過去記事でも、メモを日誌に書き写す方法をご紹介しています。
メモの寿命は12時間
付箋紙
<<作ったメモをムダにしないために>>
ちょっと記憶に無いのですが、もしかしたらその考え方は本書がもとだったかもしれません。
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だが、手帳とケータイ、手帳とパソコン、手帳と……という組み合わせはありだ。
実際に成果をあげている人がいる。 「千と千尋の神隠し」「ハゥルの動ー城」など、世界に冠たるアニメ映画を製作したスタジオジブリ。この親会社は徳間書店だが、創業者の徳間康快さんは手帳と日記を組み合わせて活用していたことでよく知られている。
人と会った時、相手の話の内容、それに自分がどう答えたか。彼はそれらをきちんとメモるためにいつも小さな手帳を携帯した。
毎朝 5 時になると、手帳の内容を日記に書き写す。
日記はー週間に 1 回、ーカ月後にまた 1 回という具合に頻繁に読み返す。
同じ人との面談では過去 2 年間にさかのぼり、いつたいどんな会話があったかをこのデータバンクで復習するのである。
「あの時、こんなことを言ってましたけど、あれ、どうなりました？」「えっーよくそんなこと覚えてますね。言った本人ですら忘れていましたよ」こんなことを言われたら、驚くのは当然。だが、よくわたしのことを覚えていてくれたと感動を覚えるのも確か。
この習慣は 18 歳から始め、亡くなる直前まで 60 年間も続けられた。
習慣とはいえ、ここまで徹底する理由はどこにあったの？
それは人がすべて、人が情報を持ち、人が仕事の要だということを熟知していたからではなかろうか。だから、政財界を問わず、彼は人気と人望があった。
手帳と日記のコラボレーションには、ほかにもアイデアがある。ぜひ、「部下を育てる 1 行日記」をつけてほしい。
「この部下は今年、ここを伸ばしていこう」という教育テーマを手帳にメモる（計画化）。
これを週、月単位でチェック、指導、そして成長度を書き込んでいくのだ。
「今日、部下 A はこんなミスをしたので、こんな指導をした」「部下 A の仕事ぶりを見ると、どうやら、○○についてはマスターしたようだ」というようにである。
まるで、「育児日記」。そう、これは上司による部下の指導日記なのである。
A4 サイズの大型手帳、ノートを用意してもいいだろう。これは帰宅後、デスクでー人静かに書き込むほうが効果的である。
中島孝志(著) 『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!』
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■参考図書 『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!』
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すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め! 著者 ：中島孝志 | すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め! 検索 ：最安値検索 | すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め! 検索 ：商品検索する |
●本書を引用した記事
手帳と日誌は連動してこそ力を発揮する
メモを復習する
いつか使えるかもしれないネタをメモする
図解活用のメリット
やってみた分かった「カード式メモ術」の利点
タスクリストで作業してはいけない
業務目標を即答できるようにする
ファンシー手帳はなくさない
メモ術の極意
朝会・夕会を開催する
●このテーマの関連図書
仕事のスピード・質が劇的に上がるすごいメモ。
メモ取り・手帳術が面白いほど身につく本(知りたいことがすぐわかる!)
図解すごいメモ。
