予定外の仕事を予定するツール

タスク管理をするようになると、今日やるべきタスクがこなしきれないまま1日が終わっちゃうことがあります。見積もり時間が甘すぎて作業中に時間切れになるならまだしも、着手すらできずに1日が終わったときには、なんか「サイテー」な気分になります。

■予定外の仕事

多くの場合、そのタスクの予定必要時間はやれるはずの最小時間です。オーバーするのが普通。
こっちにもいろいろ問題はあるのですが、本日のお題は

　予定外のタスクで消費される時間

です。

これがどのくらいの割合を占めているかというと、仕事やその人の仕事の仕方にもよりますが、だいたい20〜50%くらいではないでしょうか。

この時間の割合は、季節変動や部門の状況、上司や部下との関係などいろいろなパラメータで変動しますが、さすがに仕事の半分は予定外というのは、自分自身の仕事の進め方を見直したほうがいいかも。

ただ、人間、自分に都合が悪い事があると、それを課題に見積もる傾向があるので、やっぱり実際に予定外の仕事に費やした時間を記録して、それを継続的に見てみるのがいいです。

■対策方法

今回ご紹介するこの対策方法は

　・予定外業務を組み込める時間管理システム

について。

もちろん、これだけではなく、たとえば、

　・予定は前倒し管理する
　・バッファ管理をする
　・予定外業務の緊急度を下げる

などなどいろいろ方法はあるのですが、書き出していると再現がないので、また別稿にて。

■予定外の仕事に振り回されない時間管理

予定外の仕事が発生したときに、1〜2分で終わるものは別として、×時間単位でかかるような仕事は、やっぱりちゃんとタスクリストに入れて、予定のタスクとして管理するようにしないと、精神衛生上もタスク管理上もよくありません。

ですので、時間管理ツールには

　優先順位を入れ替えたときに、開始時間が調整できる機能

が必要です。

たとえば、Excelで1日の予定タスクを管理しているとして

　　開始　　　所要　名称
　　10:00　　120　　タスクA
　　12:00　　 60　　休憩
　　13:00　　120　　タスクB
　　15:00　　 60　　タスクC
　　16:00　　 60　　会議
　　17:00　　 60　　タスクD

みたいになっていたとして、お昼前に「タスクXをすぐにやってくれ」と上司に指示されたら、13:00からのタスクBの前にタスクXを挿入します。

　　開始　　　所要　名称
　　10:00　　120　　タスクA
　　12:00　　 60　　休憩
　　13:00　　120　　★タスクX
　　13:00　　120　　タスクB
　　15:00　　 60　　タスクC
　　16:00　　 60　　会議
　　17:00　　 60　　タスクD

体が２つあるわけじゃあないので、13:00から2つのタスクはできません。

このとき、時間の列が固定の時間ではなく、計算式として

　　＝　(前の開始時間) + (前の所要時間)

のようになっていれば、挿入したときに自動的に

　　開始　　　所要　名称
　　10:00　　120　　タスクA
　　12:00　　 60　　休憩
　　13:00　　120　　★タスクX
　　15:00　　120　　タスクB
　　17:00　　 60　　タスクC
　　18:00　　 60　　会議(★警告：時間が変わってます！)
　　19:00　　 60　　タスクD

のようになってくれますね。

ついでに、会議のところは勝手にずらせないので、そこは警告表示をする(セルの書式設定で簡単にできます)ようになってくれれば、手動調整できます。おそらくこのときには、タスクBを削除して、もう一度待機中のタスクリストに戻したほうがいいでしょう(期限を超えないように)。

　　開始　　　所要　名称
　　10:00　　120　　タスクA
　　12:00　　 60　　休憩
　　13:00　　120　　★タスクX
　　15:00　　 60　　タスクC
　　16:00　　 60　　会議
　　17:00　　 60　　タスクD

こんなツールを使うようにしていると、ストレスが少なくなります。
いまお持ちの時間管理ツールにはこういう機能はあるか調べてみるとよいかと。

■アウトルック＋Excel

ちなみに私の会社では、スケジュール管理はアウトルックでやることになっています。
これは、全社共通。

ルールなので、自分用の管理ツールは使えません。

仕方がないので、アウトルックにタスクの時間を入れるときには、

　タスク

とだけ入れて(タスク名称を書くこともアリ)、タスク自体は Excel で管理してます。
上記のように、次のタスク開始時間は、前のタスクの開始時間と所要時間を足して計算するようにしています。

で、UWSC で このデータから、10分前、5分前、丁度の3回アラートを出すようにしています。

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