依頼した作業の期限が近づいてきたので進捗状況を聞いたときに
「いまやってます」
「これからやります」
みたいに返事をされる時があります。
……やってなかったんだね……
まあ、やってなかったものは仕方がないとして、この返事はすごく不満。
■終りがあるもの
タスクだけでなく、仕事と言うもの全てには「
終わり」があります。
打ち合わせなどでも、
××をやる
ということだけを決める場合はほとんど例外で、
××を○○までにやる
というのが基本ですよね。
「○○の件って今どうなってる？」
と聞かれたら、今やっているかどうかではなく、
いつまでに終わるかを答えるのが期待された答えだと考えてます。
プロジェクトを考える上でも、「終わり」と「成果物」を決めて、それをブレイクダウンしていって、次になにをするのかを考えるわけです。
ピクニックに行くいつ、どのようなものが出来上がるのかがはっきりしていれば、今からやるのか、明日から始めるのかはどうでもいい情報なんですよ。
★余談――――――――――――――――――――――――――
そういえば、自販機やトイレなどが故障している時にも
故障中
って表示はあるけど、いつまでに治るのかが書いてない場合が多いですね。
「故障中」の張り紙が黄色く変色していたり、破れてるみたいなときには、「なおす気があるんだろうか…？」と思えるような場面も結構合ったりする。
――――――――――――――――――――――――――★
■状況を聞かれたら終わりを先にいう
進捗状況を聞かれたり、上司に報告するときに、最初に提示すべき情報は
「今、計画通りに進んでます」
「今、頑張ってやってます」
ではなくて、
「計画通りに○○に終わります」
を先に言うようにすると、聞くほうも安心してその後の話を聞くことができます。
もちろん、見通しが甘い場合もあるので、
次に、なぜ計画通り終われるといえるのかの根拠を言う必要がありますが。その根拠が、いまなにをやっているかという状況報告になるわけです。
この見通しを言わずに、
「○○は完了しました。××は明日から着手します。△△は問題がありまして、結構苦労しました。具体的に言うと〜〜」
と長々としゃべられると、かる〜く「イラッ」とします。「
喋りたいことではなくて聞きたいことを言ってくれよ」と。
順番としては、
いつ完了するか
それはなぜか
今の困り事（相談したいこと）
自慢話・苦労話
の順がいいですね。
◆このテーマのおすすめ図書
■同じテーマの記事
「ブレーンストーミング」という方法は過去記事でも何度か紹介していますし、知らないビジネスパーソンのほうが少ないんじゃないかとおもいますが、以前セミナーで一緒に聴講していた人の言葉がちょっと印象的でした。「ブレーンストーミングの正しいやり方に驚きました」たしかに、ブレーンストーミングって、「みんなが集まってアイディアを出し合う会」で、「人の意見を否定しない」くらいしか認識がない場合が少なくないのかもしれません。ブレ..
何かを決めたいのだけれども、意思決定者がつかまらない、関係者のスケジュールが合わない。たいていプロジェクトの関係者が増えると、スケジュールが遅れる理由の隠れたトップがこれです。上司を捕まえるためのスケジュール上司と定期的に会う筆者には、上司と「直接あって話す時間」が必要です。いかに独立心の強い筆者でも、限界があります。上司とのミーティングをスケジュールすることは、大きな時問の投..
多くの会社で「日報」「週報」という名前で、活動状況を報告する機会があると思います。この報告書、どう活用されているか分かりますでしょうか？あまり役に立ったという実感は薄いかもしれません。１回限りの報告書「日報」「週報」が導入された経緯は、たぶんですが上司が部下の活動をすべて把握しきれていないからです。で、宛先に部長まで含めて、「日報や週報を出すように」というお達しが出て、さらに「書いてあることがプア」とかいう過去の誰かの指摘に従って..
我が家は、別に当番制ではないですが、休日の晩御飯をときどき私が作ってます。男性で、「料理が好き」という人は、やっぱり少数派なのかもしれませんが、私は結構好きだったりします。家内に言わせると、「自分の気の向いた時だけやればいいなら楽しいでしょうね。そりゃ。」だそうなのですが。仕事を止めないように段取りを考える段取りのよい人は、先を読んで行動します。5 秒だけでも考..
何かのプロジェクトのリーダーになると、プロジェクトのやるべきこと(タスク)はすべて一旦リーダーのところに集まってきます。あまりリーダー経験のない人だと、どれから手を付けていいかわからずに、あるタスクを順番(発生順？、請求された順？、気になった順？、まぁいろいろ)やっつけようとします。そうするとプロジェクトは大抵遅れていきます。マネジメントのコツは、勝手に進むようにすること何度も、何年もリーダーやマネージャをしていると、このプロジェクトのタスクをうまく勧め..
今日は「会議術」の紹介ですが、どうやって会議をうまく進めるかではなく、どうやって会議から逃げ出すかというテーマです。つまらない会議会議というのは、時間は取られるし、仕事は進まないし、ロクなことはありません。特に、上司から出席するように強制される進捗報告会議。どうせ何を言っても、ご指導が入るだけだし、自分がタッチしていないプロジェクトなんて大した興味はないので、よっぽどメールを見るなどの内職をしていたいのですが、..
仕事の基本ルール
