2017年11月01日

探しものは効率化のチャンス

毎日ほぼ何かを探してますよね。私は探しものをしない日はないです。

朝、「あれ、定期持ったっけ?」ってポケットの中を探り、仕事中に「確か、似たような資料を前に作ったよな〜」とライブラリを探し…

そのときに「ああ、あった。良かった」で終わらせちゃうともったいない。

改善のチャンスなんですよ。

■探しものから無理やり価値を産ませる


基本的に探しものは価値を産まないです。探したものを使って初めて価値を生むわけで、探さずに手元にあればすぐに使い始められたものを、探している時間が余計にかかっているだけのことです。

だから、繰り返しですが「探しものは価値を産まない」です。

ただ、私は超ケチなので、転んだらついでに石ころでも拾っておきたい!

ということで、価値を産まない探しものに価値をくっつけるようにしています。

■探したという経験を投資に回す


つまり、どういうことかというと、

 探したという事実を持って、改善のネタにする

ようにしています。

つまり、何かを探したということは、それは必要なものがすぐに見つかる状態になっていなかったということです。逆に言えば、つぎに同じチャンスが来れば、探さなくてもいいようにすれば、次の必要なときには価値を生む作業だけに集中できることになります。

振り返りをしたら、それを次に活かせば、そのミスはミスではなく改善のための投資――訓練――になっているわけです。


■過去の改善事例


たとえば、過去にはよく携帯をいつも持ち歩いていて、使い終わったらそこら辺に適当に置くものだから、次に使おうとしたときに手元になくて探し回ってました。これを改善したのが、

 置くべきところに置くと失せ物がない

という記事。

定期も

 ズボンの右ポケットに入れる
 ズボンをかえるときにはカバンの左ポケットに入れる

と決めています。さらにちょっと縁の硬い定期入れに入れています。
そうすると、歩くだけでちょっと腿のところに定期入れの感触があるので、ポケットに入っているのはポケットを探らなくてもわかります。
当然、ズボンの右ポケットは定期専用でそれ以外のものを入れません。

そこに入っていれば、改札の直前でさっと出せますしね。

そういえば、時々改札の前で立ち止まってポケットを探っている人がいますよね。「こうしたら?」って教えてあげたい衝動にかられたりします…

それ以外にも

 ・ボールペンは右の胸ポケットに入れてから仕事を始める
 ・机に座るときにはボールペンを右手のちょっと外側に置く
 ・メモ帳(付箋紙)は持ち歩くもの全てに貼り付けておく
 ・アプリは名前順にソートしてショートカットをワンキーで開けるフォルダに置く
 ・最近使ったファイルのショートカットを別フォルダにバックアップしておく(Windows)
 ・机の中を押し出しファイリングする

などいろいろ。

過去記事の多くのちょっとした Tips は探しものをしたことから生まれました。


◆このテーマのおすすめ図書


仕事が速いのにミスしない人は、何をしているのか?

できるビジネスパーソンのためのExcelデータ分析の仕事術

事務の仕事がムリなくミスなくはかどる本仕事を効率化する88の小さな工夫

成果を増やす働く時間は減らす高密度仕事術

仕事のストレスが笑いに変わる!サラリーマン大喜利

たった1秒の最強スキルパソコン仕事が10倍速くなる80の方法

■同じテーマの記事

電話番号を覚えて脳の腹筋を鍛える

最近、なにも見ずに言える電話番号が少なくなりました。昔は、友人の電話番号くらいなら、スラスラと出てきましたし、電話番号もある程度の期間なら覚えてました。ところが、最近携帯電話やスマホが全部代行してくれるおかげで、数字を暗記できなくなったような気がします。数字の羅列を暗記するのは頭の体操になる過去記事で、「車のナンバープレートをみたら、足し算や掛け算をしてみる」という頭の体操をご紹介しましたが、本書を読んで、「ああ、..

上司にお願いする作業は分解してから渡す

他の部門で、あまり自分の顔が売れてない(認知度が低い)時、何かをお願いしようとすれば、上司の名前を利用することになります。ようは上司に、名前と人脈を貸してください、とお願いする形になります。「××の案内のメールを発信してください」「関係者にトリガになる連絡を出してください」など。こういうときに、文面や宛先などを上司に考えてもらうのは、部下としてはちょっと気が利かないと言われてしまうかも。下書きを作る他人の名前で..

予定外の仕事を予定するツール

タスク管理をするようになると、今日やるべきタスクがこなしきれないまま1日が終わっちゃうことがあります。見積もり時間が甘すぎて作業中に時間切れになるならまだしも、着手すらできずに1日が終わったときには、なんか「サイテー」な気分になります。予定外の仕事多くの場合、そのタスクの予定必要時間はやれるはずの最小時間です。オーバーするのが普通。こっちにもいろいろ問題はあるのですが、本日のお題は予定外のタスクで消費される時間です。これがどのくらいの割合を占めているか..

マインドマップソフトでループ図を作成する方法

システム思考のツールとしてループ図という図解方法があります。「ループ図」とは、ある原因となる事象があって、それが別の事象に影響を及ぼし、それが巡り巡ってもとの事象の原因になるようにな現象を説明したものです。たとえば、お金に困る→ギャンブルに手を出す→儲からない↑↓++みたいな…。ループ図を書くツール考える上で図にして考えるというのは、すごく効果があります。ただ、これをノートに書くと、一度..

通勤どこでも仕事術:毎日5分だけ勉強確保できる確実な方法

何かを初めて勉強しようと思ったら、まとめて時間を取らないとなかなか難しいですが、ある程度基礎勉強が済んで継続的に知識を深くしていくのであれば、毎日少しづつ勉強することが適しています。毎日5分だけ勉強しようところが、この「毎日少しの時間だけ××に当てる」というルーチンはなかなか成立しません。短時間というハードルの低さと、少しづつという成果の見えにくさから、つい「後でいいや」になってしまって、その「後で」が最後まで来な..

上司にもアポイントメントを取る

上司になにかの相談をするときには、原則上司に打ち合わせの予約を入れるようにしています。もちろん、緊急事態であったり、至急決済がっほしいなどというときには、いきなり話しかけることもありますが、上司には上司の都合や仕事のタスクがあり、表面上はいざしらず、いきなり何十分も時間を取られるのはあまり気持のいいものではないからです。単なる報告だけで、1〜2分で終わるようなものなら、基本はメールで済ませます。上司から質疑や意見があ..

posted by 管理人 at 08:36| Comment(0) | 時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント: