仕事の基本ルール
アウトルックには
１．仕事の会議スケジュール
２．仕事のタスクスケジュール
が入っていて、Googleカレンダーには
３．私用で共有する予定（人と会う予定、誰かと出かける予定など）
４．私用のタスクスケジュール
「家族や地域の予定・イベント」は実際には細かく家族一人づつと共有できるようにしています。
また、重要な予定はアウトルックとGoogleカレンダーで同期をするようにしていますので、実は同期用の予定表がもうひとつづつあるのですが、これは自動管理ツールを作っているので、実際にメンテしているのは５種類です。
■ポケット１つの原則
これは『「超」整理法』という本にかかれていた整理術のとっても重要な原則で、
「ここを探せば絶対にある」
という状態を作っておけば、失せ物はなくなります。
同じようなものを違うところに保存したり置いたりすれば、「もしかしてこっちか？」とか「どこにおいたんだろう」ということになりますが、「ここにしかない」という状態であれば、探す必要はありません。そこにいけばかならずあるので。
PC の管理にしても私はこの原則に従って、自分が作ったファイルや参考ファイル（リンクのときも多いですが）はフォルダに分類せずに、決められたフォルダに全部保存してます。こうしておけば、このフォルダで検索しても見つからなければ、「ない」ということです。
わかりやすいし、「探す」という手間も最小になります。
■ポケット多数の原則
一方で、予定表だけは「ポケット多数の原則」で動いています。
これは、予定表に書く内容がひとつの扱いでは管理しきれないためです。
たとえば、会議スケジュールとタスクスケジュールをひとつの予定表に書いておくと、当然ながら１日中何かのタスクをやっているはずなので、スケジュールは埋まってしまいます。
こうして全部の予定を埋めてしまうと、困ったことが起きます。その予定表を共有している場合です。
もし、だれかが「すぐに打ち合わせをしたい」と思っても、この先１週間位は予定表が会議とタスクで埋まっているので、空き時間を探そうとすると１〜２週間後です。もちろん、電話をかけてきて、「どこか空いてない？」と聞いてくれればリスケできるものはわかるので、「いいよ、じゃ１時間後に」といえますが、そうでもなければ、「○○さんの予定が空いていないので、打ち合わせは○○日後に」とかなると、他の人のタスクを遅らせてしまいかねません。
なので、融通の効くスケジュール（特にタスク）は、別の予定表に載せて、公開されたスケジュールは空き時間にしておくわけです。
もちろん、緊急度の高いタスクや途中で邪魔されたくないようなタスクは、「この時間はダメ！」って具合に、会議があるように見せかけて公開しますが、全部に対して同じ優先度で作業をすると、組織や会社全体の流れを阻害しかねないわけです。
それにスケジュールを全部埋めて、「オレは忙しいんだ！」って見せかけるっていうのも戦略のひとつかもしれませんが。
ということで、スケジュールに関しては、「ポケット多数の原則」がいいと思ってます。
■複数のスケジュールを同時に見る
複数のスケジュールを管理する上で重要なコツがあります。
自分のスケジュールを見るときは、全てが同時に見えるようにしておくことです。
これは予定のダブルブッキングを避けるためにどうしても必要です。
たとえば、首記の「１．仕事の会議スケジュール」に
10:00〜12:00 ○○プロジェクト方針打ち合わせ
みたいな予定が入っていたとして、ここに、「２．仕事のタスクスケジュール」で
11:00〜12:00 報告会資料作成
って入れてしまったら、実行不可能なスケジュールになってしまいます。
これを間違えずに入れるには、「ポケット１つの原則」が重要です。
紙の手帳の予定表なら、別のところに書いた予定はたいていダブルブッキングしますが、そこは PC です。こういうのは実は得意だったりします。
ほとんどの予定表を管理するようなソフトには、複数のスケジュールをまとめて表示する手段が付いています。
Google カレンダーなら、何もしなくても同じ日同じ時間のスケジュールは同じところに表示されます。
見たくないスケジュールのグループは、左側のカレンダーグループのチェックボックスを OFF するだけで、同時に表示したり消したりできます。
アウトルックの場合には、複数のスケジュールにチェックを入れた状態で、「重ねて表示」をコンテキストメニューから選べば、同時に表示されます。
要は、データは目的別に「ポケット多数の原則」にしておき、表示は、「ポケット１つの原則」になるようにしておくわけです。
■スケジュールは目的別に共有者を選ぶ
こうしておくと、
スケジュールをプロジェクトの関係者と共有
みたいなことも簡単にできるようになります。
たとえば、何かのNPO活動に参加しているとすれば、それの活動計画用に、ひとつ予定表を起こしてしまって、その予定表自体を全員で共有してしまえば、追加削除も簡単になります。自分の担当するタスクがおおければ、そこの子予定表として登録しておいて、公開したくない予定表は別の予定表に書けばいいわけです。
これがひとつづつスケジュールを入れるたびに、共有するかどうか、共有者を誰にするかなどを考えないといけないとすれば、かなり大変ですね。とくに私のようにタスクをスケジュールに書くような人は、スケジュールを編集するときが多いので、ミスって見せたくない計画を公開してしまうリスクが大（経験値）。
もちろん、あまり細かくしすぎても失敗するので、まあ、管理できる程度にしておくのが良いですが。
■参考図書 『「超」整理法』
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「超」整理法 著者 ：野口悠紀雄 | 楽天では見つかりませんでした | DMMでは見つかりませんでした |
●本書を引用した記事
書類は立てて保管する
SE-ScreenSaversデスクトップ時計のスクリーンセーバー
仕事の結果はメールで送っておく
放置する
1週間は18日ある
廃棄は2週間後
メモは財布に入れる
整理しないで検索する
●関連図書
超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー
超「超」整理法 クラウド時代を勝ち抜く仕事の新セオリー
続「超」整理法・時間編―タイム・マネジメントの新技法
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「超」文章法(中公新書)
「超」整理法〈3〉(中公新書)
超「超」整理法クラウド時代を勝ち抜く仕事の新セオリー(講談…
知的生産の技術(岩波新書)
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超「超」整理法知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー
