仕事の基本ルール
私の場合、1日に数百通のメールを受け取ります。もちろん、全社的に休みの場合は発信する人もお休みなのでメールはそれほど多くありませんが、有給を使って勝手に連休を作ったりするので、次の出社をしたときに千件を超えるメールが溜まってたりします。
年に1度位は1週間まとめておやすみとかするので、このときには数千件。
そうすると、メールの処理だけで相当の時間を取らないと、自分のタスクを始められません。もしかしたら、そのタスクは状況が変わっているかもしれないので…
■大量のメールを効率的にさばく方法
以前は、自分の1日の時間の使い方を見ると、約1/3〜1/2くらいはメールの処理に使ってました。これは、メールをタスクリスト代わりに使っていたという側面もありますが、それでも、会議などの時間もあるので、
メールをやっつけて、会議をしたら1日終わり
何ていうことが起きます。
GTDを勉強してからは、タスクリストとメールは明確に分けるようになったので、そういうことは少なくなりましたが、メール1件を読むのに10秒で処理したとしても、千件あれば約 3 時間位はかかります。タスクを始める前から午前中が終わってしまったらちょっと悲しい…。
そこで考えだしたのが、メールを効率的にさばく方法。
簡単にまとめると、
・機械的に振り分けをする
・表題だけで振り分ける
・スレッド表示で最新のメールだけをみる
・読んだら削除または完了フォルダへ移動する
・操作はワンキーで行えるようにする
・一言返信はマクロ化で即時
という方法です。
この方法を使うようになってから、数百件程度なら30分もかからないくらいで処理できるようになりました。
■効率的に振り分け処理をする
まず、メールは自分に
A.直接関係するもの
B.間接的に関係するもの
C.あまり関係ないものの
の3つに振り分けます。
「直接関係するもの」というのは、自分が今参加しているプロジェクトに関するようなものだったり、上司からの指示・部下からの報告みたいなものです。
これは絶対に読まないといけません。
とくに、上司からの指示を読み飛ばすと後で大変な目に会います。
振り分けの方法は、主にメールアプリに備わっているキーワード振り分けを使います。
たとえば、送信者が上司や部下、同じプロジェクトに参加している人の場合は、「直接関係するもの」グループに振り分けます。プロジェクト名が書いてあるメールも同様にここに振り分けます。メール本文の先頭に、自分の名前が書いてあるメールも同様に振り分け条件を設定しておきます。
自分が担当しているプロジェクトやタスクは日々変わるので、この自動振り分け処理のキーワード一覧はいつもメンテが必要です。
もう一つは、表題をざっと眺めてみます。
1画面に50〜100件位の表題だけの表示にして、上から下に「だ〜っ」と流し読みします。時間にして数秒くらい。その中で目にとまるモノがあったら、これもとりあえず、「直接関係するもの」グループに入れて振り分けます。
振り分け結果は、「未読A」というフォルダに。
同じく、部下が関係しているプロジェクトやそれに関するキーワードがあるメールは、「間接的に関係するもの」メールです。これも「直接関係するもの」メールと同様にキーワードで機械的に振り分けます。部下の名前が本文の先頭行に入っているものも要注意です。
これは「未読B」というフォルダに。
それ以外は、全部「未読C」。その他の読んでも読まなくても良いメールにします。
状況によりますが、大体全体の7割位が「未読C」行きです。
■表題だけで削除する
メールを読む優先順位は、当然 A→B→C ですが、A以外は本文は基本的に読みません。
C はメールの表題を見て、よほど気になる表題でなければ削除です。
はっきり行ってしまえば、表題も真面目に読みません。メール表題の一覧表示（1画面に100件程度はいる）をざっと眺めて、気になるキーワードがあるメールの表題はちゃんと読みますが、それ以外は SHIFT+カーソル でまとめて選択しておいて一括削除。
マウスでまとめて選択せずに、SHIFT+カーソルで選択していきます。
こうして選択すると一応はその行（表題）は目にはとまりますので。
で、選択が画面の一番下まで行ったら、一気に DEL キーを押して削除します。
■スレッド表示で最新をみる
多くのメールは、個人宛メールでない限り誰かが対応してくれる場合があります。
何かの質問を複数の人に出したとすれば、誰かから回答が返ってきます。
リアルタイムにそのメールを受け取って、自分が回答できる場合なら解凍をしますが、何日か前のことであれば、誰かが解凍をしてくれている場合が多いわけです。
特に、管理職になると、自分が返信をしなくても部下が返信をしてくれる場合が多くなります。
なので、関連メールをまとめてスレッド表示にしておいて、その最新メールを見てやれば、質問や問題自体が解決している場合が結構あるわけです。
さらに、もう一つメリットは、最近は全文を引用して返信をすることが多いので、一番新しいメールを見れば、その時系列（逆順ですが）が追いかけられて、他の古いメールは見なくても内容がわかることです。
これで、古いメールは見る必要がなくなります。
最新のものだけ見ておけばあとは、読まずに既読にできます。
一点注意が必要なのはスレッドが枝分かれしたとき。
最新絵メールを見て、「あ、これは対応不要だ」と思ったら元メールから別のスレッドが出ているようなときに、スレッド全体を既読にしてしまうと、「××のメールに返事がない」って請求を受けることになります。
■読んだら削除・移動
受信箱にメールを入れた状態だと、未読と既読のメールが入り混じります。
もちろん、メールソフト側で未読・既読のメールはわかるように表示はしてくれますが、一覧表示にしたときに目に入るので、ついそっちに気を取られてしまいます。
なので、読んで必要な情報（自分がやるべきタスクや返信）を抜き出したあとは、別フォルダに移動してしまうのが得策。
…………… と長くなってしまったので、また次回
