書類・資料は最後のページから読む

最近は紙書類をもらうことは少なくなりましたが、多いのが PowerPoint 資料。

数ページの資料から百ページを超える大作まで、いろいろなのですが、この資料を確認しないといけないときに、私が最初にやるのは、「スライド一覧表示」。

まず PowerPoint を開いたら、ALT, W, I と押すとこの表示になります。

■スライド一覧で全体の流れとポイントになるスライドを探す

効率が悪い方法というのが、いきなり、プレゼンテーションモードにして、最初のページから順に見ていくこと。

PowerPoint はキーワードが図解されていたり表になっていたりすることが多いので（Word と見間違えるようなスライドを見たこともありますが…）、本当に正確な主張を読み取ろうとすれば、そういうやり方で順番に見ながら誰かに説明してもらいたいと思うのですが、業務効率化の折から関係者全員が発表車の話を聞くことはまずなくなってきていて、PowerPoint のファイルと議事録だけが送られてきて、ちゃんと共有しましたよ！ってアリバイ作りをされている場合もあったりします。

とくに、アニメーションとかが使ってあると、1ページを表示するのに何回もスペースバーをひっぱたかないと前に進みません。
キーワードを一つづつ読んでいけば、1〜2秒で1枚というわけには行かなくなります。

そこで、まず全体の流れを掴むために、スライド一覧でスライド全体を眺めてみます。

たいていの場合、発表者の主張は最後のページあたりにあります。
そこを見てしまえば、だいたいのことはわかるわけです。

スライド全体を眺めていると、話の流れもおおむねわかります。
ちょっと目を凝らせば、スライドタイトルくらい読めますので。

こうすることで、資料として配布されたような PowerPoint なら1〜2分もあれば全体像を理解できます。
また、スライド全体がわかるので自分に関係の有りそうなところには、だいたい目が止まります。

それ以外は読まなくてもOK。

ちゃんと読まないといけないような資料なら、その発表の場に呼ばれてますって。

■最後が重要

とくに日本人の書く資料は、最初の方は、背景やら課題認識の共通化やらの前置きであって、主張が書かれていることが少ないです。
きちんとプレゼンテーションの勉強をした人なら、2ページ目（1ページめは表題）にエグゼクティブサマリを入れてくれるかもしれませんが、私の知る限りでは少数派で、大抵の人は、「むかしむかしあるところに…」から始まります。そんなところは読まなくても、結論に大した影響を与えません（書く必要がないというわけではなく、結論だけ知りたい人には無用という意味です）。
だったら、そこに力を入れなくてもいいじゃないというのが、この記事の主張。

とある本にこんなことが書いてありました。

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●書類は結論から読め
あなたにとって必要な文章かどうかを判断するには、結論を見つけ出すことが最も手っ取り早い方法です。

ですから、報告書にしろ企画書にしろ、設ず、全体を軽く見渡し、結論が書かれている部分を探し出すことから始めるべきです。

結論さえつかめれば、目的の半分は達成したのも同然です。

忙しいときや、さほど重要ではない書類に目を通すときは、結論をつかむだけで十分でしよう。

こうした工夫だけでも、無駄な時間を大幅に省くことがてきます。

一般的には、結論は冒頭に書かれているか、最後に書かれていることが多いようです。

ですから、長い文章を見たら、まず、冒頭部分と最後を簡単に眺め、結論が書かれているかどうかをチェックしてください。次に、それをもとに、読むに値する文章かどうか判断するのですr。

結論さえ見つかれば、どのようなことが書かれているのか、おおよその見当はつくものです。


もちろん、じっくり読むべき文章だと判断すれば、初めから丁寧に読み進めていただいて結構です。

しかし、価値がないと判断したときは、読むのは時間の無駄ぜすので、迷わず捨ててください。

書難とはあなたにとって必要な部分を必要なだけ読み取れればいいものなのです。

吉田たかよし(著) 『脳を活かす!必勝の時間攻略法』
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まあ、昔からそうだったのかもしれませんね。

■全部を読む・読まないではなく、必要なところを探す

最後だけが必要なわけではなく、

　どうしてこんな結論になる？

とか、ある部分の根拠が知りたいときには、それに関わる部分を探して読みます。
そのために、

　最後を読んで、必要な部分を順番に検索する

というやり方をするわけです。

最初から読むよりも、ずっと効率よくポイントを絞って読めるようになります。

■参考図書　『脳を活かす!必勝の時間攻略法』

一日を26時間に増やす35の鉄則を大公開！ 灘高→東大、元NHKアナウンサーにして医師であり、衆議院議員公設第一秘書も務めた「奇跡のマルチ人間」が最新の脳科学に基づいた時間活用法を初めて明かす! } 時間攻略の方法は3つしかありません。 　1日の実質的な時間＝（24時間−睡眠時間−無駄な時間）×脳の活性度 この方程式から、1日の実質的時間を増やすには、次の3つの方法しかないことがわかります。 　１．睡眠時間を削る 　２．無駄な時間を削る 　３．脳の活性度を高める 時間の活用について、多くの本は２の無駄な時間を削るという点にばかりとらわれているようです。ただし、この方法で増やせる時間は限りがあります。１も２も引き算の項目だからです。 これに対して、脳の活性度だけは掛け算の項目だということに注目してください。 この項目が２倍になれば、実質的な時間は２倍。この項目が３倍になれば、実質的な時間も３倍になります。 }

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●本書を引用した記事
　システム手帳は使わない
　寝るときに部屋は明るすぎず、暗すぎず
　通勤どこでも仕事術：平積みにしておくと読書モチベーションが復活する
　デスクトップ時計とカレンダー
　よく使うフォルダのアイコンを変えてすぐに見つかるようにする
　Excelで面倒な繰り返し作業を簡単にするF4キー
　集中力のいる作業の前には準備体操をする
　爆速で目的のフォルダを開くショートカットフォルダを作る
　書類・資料は最後のページから読む
　スタートメニューによく使うファイルをピン留めする(Windows10)

●このテーマの関連図書

試験に受かる「技術」灘高が教えてくれた「超」合理的メソッド(講談社現…

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