仕事の基本ルール
ファイルを作りかけているときに次の会議の時間になっちゃった、とそんなときに「名前をつけて保存」ってやるとデスクトップかドキュメントフォルダが最初に開いてきます。
「ええい！ いちいち別フォルダを開いてられるか！」
ってそのままデスクトップに保存しちゃったりしません？
以前はよくやってました。そのおかげで、デスクトップにはいろんなプロジェクトのファイルがごちゃごちゃにおかれて、せっかくの壁紙もアイコンだらけで見られないくらい。それが大事な時間を奪うことになるんですよね〜。
■デスクトップは保存場所じゃない
現実の机の上（デスクトップですね）にはなにもおかないと、タスクに集中できて時間効率が上がります。同じことは PC のデスクトップでも起きます。
実際に私のデスクトップには、なにも置いてありません。デスクトップを表示すると、ツールバー以外は壁紙だけです。
ノートPCの場合には、ツールバーも「自動的に隠す」設定になっていて、全く何もない画面が表示されています。
私としてはこの状態が理想状態です。
デスクトップは保存する場所ではなく、作業をする場所だからです。
作業場所に、いま使わないものまであったら、使いたいものを探す必要があるでしょ。思いつきややらないといけないタスクのメモが張り付いていたら、それが気になるでしょ。気になれば集中力は低下するのが道理。
そのうえ、本来のフォルダに元のファイルがあって、デスクトップにも同名のファイルがあれば、どっちが最新版か迷いますよね。
両方に変更を加えちゃった可能性もあります。そうなればデータのマージにすごく神経と時間を使わないといけなくなります。
デスクトップは保存場所じゃないんです。
■時間を効率的に使うためには、面倒くさがらない
過去記事でも何度かご紹介してますが、今の1分と将来の1分の価値は同じです。今1分余計に使うことで、将来5分が節約できるなら、1分をわざわざ使う価値があるわけです。
ファイルを適切なフォルダに、適切な名前で保存するという作業は、今 30秒〜1分を使うだけで、後々5分が節約できます。
「時間を無駄にしない」ということは、そういう単純なことではないかと。
効率的に作業をするためには、あるルールを設けて、そのルールには絶対に従うことです。その時の都合で変えてはいけません。本来、ネットワークのプロジェクトフォルダに保存しないといけないファイルを、ローカルのデスクトップに保存してしまうというのは、ルール的に見ても効率的に見てもダメなわけです。
作業ファイルするファイルは、保存フォルダを決めて、そこ以外には保存しない。
フォルダにたどり着くのが面倒なら、ショートカットを作り、ショートカットをまとめたフォルダにそのショートカットを置いておけばいいです。
「面倒くさがる」というのは、仕事を効率的にするための重要な視点ですが、あとでより大きな面倒を抱え込むくらいなら、いまは少しだけ面倒を我慢したほうが効率がいい。
過去にデスクトップをぐちゃぐちゃにしてしまって、仕事をしているのかデータを探しているのかわからなくなった経験からすると、あの時点では、「今の面倒」と「将来の面倒」の区別が付いていなかったのではないかと。
■保存のときに名前をつけない保存方法
何かのファイルを新規作成して保存しようとすると、かならず、「ファイル名を付けて保存してください」って言われます。
まあ、コンピュータとしては、名前のないファイルを作るわけには行かないので当然なのでしょうけど、すぐに席を立たないといけないときにそれを言われると、そこから、
ネットワーク→サーバ→フォルダ→。。。。→目的のフォルダ
ってマウスで選択していくのは、やっぱり面倒です。
なので、私は編集するときはファイルを作ってから編集するようにしています。
たとえば、Excel で新しいファイルを編集するときには、エクスプローラで
新規作成→Excelファイル→名前入力
ってやってから、そのファイルを編集を始めます。そうすると、終了するときにはすでにファイルは出来上がっているので、「保存して終了」ってやるだけです。作業途中でも、CTRL+S って押すだけで現在の状態が保存できます。
新規作成のメニューがエクスプローラでは出てこないようなアプリの場合には、
アプリを立ち上げる
新規作成でファイルを保存する
ってやってから、作業を始めればいいわけです。
最初の準備段階なので、これはあまり思考を中断しません。
要は「保存のときにファイル名を聞かれたくなかったら、最初からファイル名を付けておく」だけのことです。
■他にも…
他にもいろいろな方法があります。
たとえば、
・保存先のリストを別のファイルに作っておいて、そのファイルのコピペすることで、エクスプローラのフォルダを辿らなくて済むようにする
・デスクトップに ShortCut というフォルダを作り、そこに必要なフォルダへのショートカット集を作っておく
・よく使うフォルダは、クリップボードツールに登録しておく
・同じファイルを探し出して同期（移動）してくれるツールを使う
など。
最後の、ツールはフリーソフトなどではなく単に自分が都合がいいように作ったツールです。
簡単にご紹介すると
汎用フォルダにファイルを保存すると、本来あるべきフォルダに強制的に移動してしまう
というツールです。汎用フォルダとはここではデスクトップやドキュメントフォルダですね。
本来あるべきフォルダをどうやって決めるかというと
・他のフォルダから同名ファイルを探して、そこに移動
・ファイル名からプロジェクトを類推して、そのプロジェクトフォルダに移動
・ファイルの名前から一致度の高いフォルダやファイルのあるフォルダを探し出して移動
って言うことをやります。
もちろん、やった結果はログファイルに残りますので、どこかに行っちゃうことはありません。
ちょっとあまり汎用性がありませんので、ここでは紹介できませんが、私の環境では以外に便利でした。
「便利でした」と過去形なのは、上記のように、今はデスクトップに保存しないのが普通になってしまったので、あまり活躍の場がなくなっているためなのです。
