2018年04月25日

相手が電話に出なかったらメッセージを残す


最近は会社や部署単位の代表電話ではなく、業務の連絡でも携帯電話を使う場合が結構多くなったような気がします。ちょっとした規模の会社なら、個人に直接つながる電話を社員に持たせている場合が多いようです。

ところが電話をかけたのに相手が出ない、っていう場合が結構あります。呼び出しても応答がないのならまだしも、電話に出ていきなりブチッって切られたりして、ちょっとムカッ。「いま話せません」って一言くらい言えよ…。


まあ、そういう不満は置いておいて、必要があって電話をしたのだから、その必要が満たされるまでは何度か連絡を取らないといけなくなります。

■電話でつながらなければ別の手段をつかう


自分自身もそうなのですが、何かの会議中だったり、作業に集中しているときには電話に出ません。
基本は、電話をマナーモードにするか電源を切ってます。
※まあ、モード切替を忘れてて、会議が終わっても電話が繋がらないとか、会議中に電話が鳴るとかはしょっちゅう…

それでも、相手は必要があって連絡をとろうとしているのだから、また掛け直してきてます。

1時間後とかならまだしも、1〜2分毎に電話が鳴ったら、結構イラッとします。そうなると、ついに諦めて電話に出たときにはもう半分はお怒りモードで電話を取るので、しょーもない話題だと「つまんねぇことで電話してくんな!」って…。

電話に出ないのは、出られない状況にある場合が多いので、1〜2分でその状況が変わるわけがないのに。

ということで、私は相手が電話に出ないときには別の手段を使うようにしてます。

 ・SMS(ショートメッセージサービス)でメッセージを送る
 ・メールで概要を連絡する

電話という手段が使えなければ、別の手段のほうが効果的な場合が少なくありません。


■ボイスメッセージを使う


ほとんどの携帯電話では、何度コールしても相手が出ないときに、ボイスメッセージ(留守録)が残せるように鳴ってます。
これは是非使っておくといいです。

ボイスメッセージがなく、着信記録だけがあると、相手は「なんだろう?」と思いますが緊急かどうかが判断できません。
なので、ボイスメッセージで要件の概要をちょっと話しておくと、折返し電話してくれたり、次にもう一度電話したときにスムーズに話が進みます。

ただ、留守録って、いざ話そうとすると、ちょっと「しどろもどろ」モードになるので、最初に話すことをクリアにしておくといいです。
パターンはいくつかあって、

 ・○○です。ちょっと××の件で本日 17 時までに確認したい案件がありますので、折り返しお電話ください。またご連絡します。
 ・○○です。××の件で◇◇が起きています。1時間後に電話します
 ・○○です。別途メールしますので内容を確認して、至急ご連絡ください。

だいたいこんなパターンです。

メールを送るときにもこうしたメッセージを残しておけば、わりと優先的に処理してくれる方が多いです。

電話した目的は「緊急案件です」とかではなくもう少し具体的に言ったほうがいいですが、とっさに出てこなければこの程度でも。

■電話するほどの用件か?


結構ひどいと思うのが、一度電話をしてきて、そのときに出なかったらそれっきり、というやつ。

電話に出なければ、それで済んじゃうレベルの用件だったら電話なんてしてくんなよ…、とか思うのは私だけ?


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posted by 管理人 at 11:10| Comment(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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