3210方式―大量のメールを効率的にさばく方法

メール、大量に来ますよね。

それも困りものなのが、メールの内容が玉石混交。私の場合は1日に200〜500。真面目ひとつづつ取り合ってたらきりがありません。
以前なら1日の半分近くをメールを読むのに費やしてた時期もありました。

これではイカン！とメールの削減に取り組んできました。

■メールの3210方式

「3210方式」って何かのカウントダウンか？　というとメールの処理方法。

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・3210方式を取り入れる
　メール処理の時間を一日3回(朝・昼・晩)たけにし、携帯電話のタイマーを21分に設定し、その時間内に受信箱のメールを0にするのだ。ゲーム感覚でトライしてみよう。あえて21分という短めの時間を1止しているのは、そのほうが集中力を維持しやすいからだ。
　また、だらたらと長い返信を書いたり、メールを読むうちにリンクをクリックして、すはらしく気が散るインターネットの世界に飛び出したりするのを防ぐためでもある。

ケビン・クルーズ(著) 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣』
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これはわかり易い名前だということで、最近 3210 方式と呼ぶようになりました。

こで紹介されているアイディア自体は昔からありまして、いろんな書籍で紹介されています。

過去記事でも、「メールの処理」と「メールのアクション」は分離すると効率が良くなると書いてましたが、本書にもその紹介がありますね。

まあ、21分というのはどうでもいいですが、制限時間を設けることは必須です。

私の場合は、いつ始めようと、キリ時間には終了するようにしています。
つまり、

　・空き時間ができたらメールの処理を開始する。
　・00 分になったら、その場でメールの処理を停止する

と時間制限を設けることです。

■メールに振り回されないよう、7つのことに気をつける

他にも過去記事でも触れたようなことが書いてあります。

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●メールに振り回されない7つのステップ
・メールニュースを解除する
・メール通知をオフにする
・3210方式を取り入れる
・瞬時に4つのDを適用する
　メールを開くたび即座に、今やる(Do)、人に任せる(Delegate)、あとでやる(Defer)、削除する(Dlete)のいずれかの行動を取ろう。

　「あとでやる」を選択することは、「ただちにスケジュール表に追加する」と同義である場合がほとんどだ。つまりメールをスケジュール表(ToDoリストではない点に注意!)に文字どおり「移動させる」のである。

　「削除」と判断した場合は、特殊な事情でもないかぎり、とにかくアーカイプしておけばいい。
　今は保管スペースが実質無限にある時代たし、あとで取り戻したくなったら検索機能を使うこともできるとわかっているのだから、ほとんどのメールに関しては、ためらいなくアーカイプへ移動できるはずだ。

　以上4つの D 以外に、、つまりフォルダへの保存(File)も検討してみよう。個人的には、フォルダ保存はアーカイプの別形態にすぎないと思うがあとで見つけけられなかったらどうしようと不安を感しる人には、特に有効だ。
　
　やリ方は至って簡単で、ますフォルダを作成する。プロジェクト別のフォルダや、クライアント別のフォルダ、場合によっては「いっか返信」といったふざけたフォルダを作ってもいい。
　次に、関連のメールをトラッグしてそのフォルダに移す。すると、受信箱は常にすっきりきれいに保たれる
・転送やCC、BCCはよく考えてから
　転送やCC、BCCを減らせば、全体のメールが減る。さらに、自分が発信するメールが減れば自分のところに届くメールも減る。
・件名を活用して、必要なアクションを示す
・メールは常に短く、ごくごく短く
　短いことは無礼ではない。むしろ相手の時間を（そしてあなた自身の時間も）尊重している証拠だ

ケビン・クルーズ(著) 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣』
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過去にあまりご紹介してこなかった技術が書いてあります。

　・転送やCC、BCCはよく考えてから

たしかに、自分がコメントや考えなしに、たんなる共有という名目で転送したメールが全体のメールの量を増やしてます。
私のところにもどれほど多くの CC メールや転送メールが飛んでくることか。そしてその殆どにたいしてなんのアクションも起こさない。アクションが起きない情報は単なるムダです。

自分もそのムダ作り合戦に参加しないようにしなくちゃ。

■参考図書　『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣』

Unlimited無料

時間に追われることなく、生産性を向上させ、充実した生活を送るために。 著者は、成功している友人たちに時間管理のコツを聞いて回るうちに、ある共通点に気づく。それは、だれひとり「本に書かれているような方法」を口にしなかったことだ。そして判明した秘訣のひとつが「ToDoリストを使わない」ということだった。 そこで著者は、さらに多くの成功者たちへ接触を試み、独自の取材と調査を行った。 ●自力で大成した億万長者は、私たちと違う働き方をしているのだろうか? ●常にプレッシャーにさらされている起業家は、どうやって高い生産性を維持しているのか? ●刻々と過ぎゆく時間と戦うオリンピック選手は、いかにして集中力、自制心、エネルギーを維持しているのか? ●MITやハーバードでオールAを取り続ける学生に必要なものとは何だろうか? 7人の億万長者、13人のオリンピック選手、29人のオールAの学生、そして239人の起業家。計288人への取材から導き出された、時間管理と生産性向上にまつわる15の秘訣を、本書ではより実践しやすい方式とともに紹介する。 「ノートは手書きでとる」「メールは一度しか触らない」「ノーと言う」「日々のテーマを決める」など具体的ノウハウから、「最重要課題の見極め方」「先延ばし癖を克服する極意」「桁外れの利益を得るための思考法」まで15の秘訣が、あなたの人生に輝きを取り戻してくれるだろう。 原著:『15 Secrets Successful People Know About Time Management』

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●本書を引用した記事
　プロの知的生産術
　エッセンスを抜き出す
　百万ドルの教訓
　優先順位を正確に意識する
　手書きメモの効用
　朝メールを見るという悪い習慣
　どうしようもないムダな会議がある理由
　溜まりまくった受信箱を瞬時に空にする方法
　タッチ・アンド・リリースのルール
　10分会議をする

●このテーマの関連図書

週40時間の自由をつくる超時間術	超ストレス解消法イライラが一瞬で消える100の科学的メソッド	SINGLETASK一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる
大事なことに集中する―――気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法	ストレスを操るメンタル強化術	科学的に正しい英語勉強法

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