2018年06月18日

シグネチャは切り替えて使う



メールを見ていて時々思うのですが、メールの最後に自分のメールアドレスやら会社住所やらを書いているかがた見えますね。
「シグネチャ」っていうらしいのですが、あれはいるのかな? と疑問になるときがあります。

疑問というか、はっきり言って邪魔。

■元メールを引用する


最近は、元になったメールを自分のメールの下に全文そのままつけて送るのが普通になりました。

昔はダイアルアップでネットに繋ぐのが普通だったので1バイトあたりの通信費という概念が結構あって、「引用は最小限に抑えるべし」みたいなことを言われていた時期がありました。
※歳が知れちゃいますね。

そういう頃からするといまは、このメールになる前の情報が全部記載されているので、最新メールを見ればそこまでの議論を追うことができて、古いメールは見る必要がなくなりました。

それによる通信費なんて気にしなくてもいい環境になったのは、やっぱり「ありがたいなぁ」と思ったりします。


■効率的にメールを読むには


ところが、その過去メールをさかのぼって読もうとしたときに、10数行にも及ぶシグネチャがあると、邪魔なんですよ。

メールの9割以上は社内の関係者からのメールです。別に「××部の○○さん」なんてメールヘッダが表示されてますし(アウトルックだと顔写真まで表示してくれる)、会社の住所や電話番号なんて、メールで毎回教えてもらう必要はありません。
※ひどいときには、本文よりシグネチャのほうが長い。本文が「わかりました」だけであとは20行近くシグネチャとか。
※シグネチャに「最近部門名が変わりました+新旧部門名」などの説明やアスキーアートなんかも。

つまり、シグネチャから得られる情報は既知であって、いまさら教えてもらう必要はないんですよ。

それよりも、元メールをみるためには通常よりも大きくスクロールしないといけなくて、手間が増えるだけ。

ようは、よく知った人だったり、別の方法で連絡手段が分かる人からのメールにつけられたシグネチャは、不要な情報どころか、必要な情報を取得することの障害にしかなっていない、と思ったりします。


■シグネチャを切り替える


多くのメールソフトでは、メールテンプレートを作る機能があって、返信時にテンプレートを選ぶことができるものが多いようです。

ただ、アウトルックを初め、多くのメールソフトのテンプレートの切り替えが結構面倒くさくて、切り替えられることを知らない人も少なくありません。まあ、こういうのは従業員のIT教育一環の中で実施されるべきものなのかもしれませんが。

状況というか相手先によって、このテンプレートを使うなりいかに紹介する方法を使うなりして、シグネチャを切り替えられるようにすると、メールを受ける人の時間泥棒にならずに済むかと。

一定のルールは必要ですが、私は

 ・社外に出す引用なしメールには会社名・住所、連絡先を記載したシグネチャをつける
 ・はじめて連絡を取る人には、部門・社内電話の連絡先をつける
 ・私を知っている人宛て、または1往復以上しているメールにはシグネチャを付けない
 ・社内メールで同姓の人がいるときには、冒頭の「名乗り」部分に自分だとわかるキーワードを付ける

というようにしています。

このルールが適切なのかは人により様々でしょうけど、多少なりとも長い引用が読みやすくなるのではないかと。

■クリップボードツールを使う


簡単にシグネチャを状況に応じて切り替える方法は、クリップボード拡張ツールを使うことです。

大抵メールを作成するときには、「新規作成」から入っちゃって、シグネチャの種類を考えてメールのコンポーズウインドウ(編集ウインドウ)を立ち上げるようなことはしないので、メールを送る直前にシグネチャを決めたほうが効率的です。

そのときに、いちいち手打ちをしていたら時間が取られますし、ミスも入りますので、クリップボード拡張ツールに何種類化登録しておき、それを選んでからメール送信という手順が一番楽でミスも少ないです。

クリップボード拡張ツールとしては、私は ArtTips というソフトを使ってます。

 ArtTips
 http://www2s.biglobe.ne.jp/~sahmaro/ArtTips.html

まあ、なんでもいいです。Vector あたりで「クリップボード」って検索すると大量に出てきます。



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posted by 管理人 at 08:21| Comment(0) | ヒント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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